KHOA NGHIỆP VỤ CƠ BẢN

2.4. Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu

2.4.1. Khái quát về quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu

a) Khái niệm, vai trò của quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Quản lý hồ sơ, tài liệu là một bộ phận cốt lõi trong hoạt động hành chính – văn phòng, bao gồm việc thu thập, lập hồ sơ, xử lý, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng các văn bản, giấy tờ, dữ liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Đây là quá trình mang tính liên tục, từ khi văn bản được tạo lập đến khi kết thúc giá trị sử dụng thường xuyên và chuyển vào kho lưu trữ theo chế độ bảo quản.

Lưu trữ hồ sơ, tài liệu là hoạt động lựa chọn, xác định giá trị và tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu có ý nghĩa lâu dài về mặt pháp lý, hành chính, khoa học và lịch sử nhằm bảo đảm việc giữ gìn an toàn thông tin gốc, phục vụ cho nhu cầu tra cứu, giải quyết công việc, cũng như làm căn cứ pháp lý và phục vụ nghiên cứu, tuyên truyền, giáo dục.

Theo Luật Lưu trữ năm 2024, tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng thuộc các chế độ chính trị - xã hội được lưu trữ theo quy định của Luật này và pháp luật khác có liên quan. Tài liệu bao gồm tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử.

Công tác quản lý và lưu trữ tài liệu đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình nghiệp vụ lưu trữ, bao gồm: phân loại tài liệu, xác định thời hạn bảo quản, lập danh mục hồ sơ, chỉnh lý, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức bảo quản khoa học. Đặc biệt, tài liệu lưu trữ phải được sắp xếp hợp lý theo nguyên tắc nguyên tắc hình thành và nguyên tắc trật tự tự nhiên của hồ sơ để bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và khả năng truy xuất.

Ngoài ra, trong bối cảnh số hóa, việc quản lý hồ sơ điện tử và xây dựng hệ thống lưu trữ số cũng trở thành xu thế tất yếu nhằm tăng cường hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí và thời gian tra cứu. Tuy nhiên, dù dưới bất kỳ hình thức nào, tài liệu lưu trữ vẫn cần được quản lý theo nguyên tắc pháp lý, khoa học, bảo mật và thuận tiện cho khai thác sử dụng. Đây chính là yếu tố góp phần bảo đảm minh bạch trong quản lý hành chính và nâng cao hiệu lực hoạt động của bộ máy tổ chức.

Công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu là một bộ phận thiết yếu trong hệ thống quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức. Không chỉ đóng vai trò gìn giữ ký ức hành chính và lịch sử phát triển của đơn vị, tài liệu lưu trữ còn là nguồn thông tin có giá trị pháp lý, pháp chứng, kỹ thuật và khoa học, phục vụ trực tiếp cho việc hoạch định chính sách, điều hành công việc, giám sát quá trình thực hiện, đồng thời hỗ trợ giải quyết các vụ việc mang tính tranh chấp, xác minh, thanh tra, kiểm tra, kiểm toán hoặc xác lập quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân.

Trong bối cảnh chuyển đổi số, tài liệu lưu trữ có xu hướng được quản lý dưới dạng điện tử. Tuy nhiên, điều này không làm giảm đi yêu cầu về sự cẩn trọng và chuẩn hóa trong công tác lưu trữ. Việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ phải tuân thủ đồng thời cả các quy định trong nước và tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo an toàn dữ liệu, tính truy xuất và khả năng sử dụng lâu dài. Cùng với đó là yêu cầu về bảo mật thông tin, phân quyền truy cập và lập kế hoạch bảo trì hệ thống dữ liệu điện tử định kỳ.

Mỗi cơ quan, đơn vị cần xây dựng và duy trì kho lưu trữ khoa học, có phân loại tài liệu theo thời hạn bảo quản (ngắn hạn, trung hạn, vĩnh viễn), có đầy đủ danh mục, sổ đăng ký, thống kê tài liệu và các phương án phòng cháy chữa cháy, phòng chống mối mọt, ẩm mốc... Đối với tài liệu mật, tuyệt mật hoặc liên quan đến bí mật Nhà nước, việc lưu trữ và khai thác phải tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Tóm lại, công tác lưu trữ không chỉ là phương tiện bảo đảm tính liên tục trong quản lý hành chính mà còn là yếu tố cốt lõi giúp bảo vệ giá trị tri thức, pháp lý và văn hóa của tổ chức. Sự đầu tư nghiêm túc cho hoạt động lưu trữ – cả về nhân lực, cơ sở vật chất và công nghệ – là nền tảng để xây dựng hệ thống quản trị hiệu quả, minh bạch và thích ứng với bối cảnh quản lý hiện đại, đặc biệt trong xu thế phát triển của chính phủ số và nền hành chính điện tử.

b) Nguyên tắc quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Bảo đảm sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam; sự quản lý tập trung, thống nhất của Nhà nước; sự tham gia của xã hội, cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng. Theo đó, hoạt động lưu trữ được quản lý thống nhất từ trung ương đến địa phương theo quy định của pháp luật và cơ chế quản lý nhà nước về lưu trữ;

Bảo đảm mục tiêu phát huy hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ vì lợi ích quốc gia, dân tộc, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 

Bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân đối với tài liệu lưu trữ theo quy định của Hiến pháp và pháp luật.

Bảo đảm công khai, minh bạch, đúng thẩm quyền theo quy định của pháp luật Việt Nam, phù hợp với chuẩn mực và thông lệ quốc tế.

Quản lý tài liệu lưu trữ theo phông lưu trữ, kết hợp quản lý theo lãnh thổ, bảo đảm tính khoa học, hệ thống, khách quan, toàn diện và tính liên tục lịch sử của tài liệu lưu trữ.

Bảo đảm an toàn, toàn vẹn, gìn giữ lâu dài tài liệu lưu trữ và thực hiện lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ.

2.4.2. Quản lý hồ sơ, tài liệu

a) Quản lý và sử dụng con dấu

•Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.

•Văn thư cơ quan có trách nhiệm bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức. Bộ phận văn thư chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản. Đồng thời, phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản. Lưu ý, chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

Việc sử dụng con dấu cần chú ý: đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

b) Quản lý văn bản đi, đến

•Cấp số, thời gian ban hành văn bản: số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng. Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định. Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.

Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

•Đăng ký văn bản đi: việc đăng ký văn bản đi bằng sổ hoặc bằng hệ thống bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.

Đăng ký văn bản bằng hệ thống: văn bản được đăng ký bằng hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.

Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

•Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử): nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy; văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản. Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn và kí số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

•Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.

Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Thu hồi văn bản: đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận; Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.

Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký sổ của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.

•Lưu văn bản đi:

Lưu văn bản giấy: bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký; Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.

Tất cả văn bản, tài liệu, thư từ do cơ quan nhận được từ bên ngoài gửi đến gọi chung là văn bản đến. Quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản đến gồm các bước cơ bản sau đây:

Bước 1: tiếp nhận văn bản đến

Xem nhanh bì văn bản, kiểm tra phong bì xem có đúng địa chỉ không, có còn nguyên vẹn không hay đã bị bóc trước. Nếu không đúng địa chỉ phải trả cho nơi gửi; nếu bị bóc trước phải lập biên bản có chữ ký của người chuyển giao văn bản.

Bước 2: sơ bộ phân loại, bao bì văn bản

Có nhiều cách phân loại văn bản. Ở đây văn bản được chia thành hai loại:

Loại không phải bóc bì: thư riêng, sách báo, bản tin, phong bì có ghi rõ tên người nhận, văn bản mật, văn bản của Đảng, đoàn thể. Loại này được chuyển ngay đến người nhận.

Loại phải bóc bì: các văn bản còn lại.

Bước 3: bóc bì văn bản

Bóc bì văn bản, sơ bộ phân loại văn bản (công văn, tài liệu, sách báo…) Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;

Không gây hư hại đối với văn bản trong bì;

Không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản;

Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;

Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.

Đối với văn bản điện tử: văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống; Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản; cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của hệ thống.

•Đăng ký văn bản đến:

Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

•Trình, chuyển giao văn bản đến

Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý. Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý, Văn thư cơ quan chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản. Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết.

Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên hệ thống: văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên hệ thống.

Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên hệ thống và cập nhật vào hệ thống các thông tin: đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.

c) Quản lý hồ sơ

Hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả... được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, một cá nhân. Quản lý hồ sơ gồm các nhiệm vụ cơ bản như sau:

Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác văn thư, là khâu bản lề của công tác lưu trữ, trong đó hình thành những hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ hoạt động của cơ quan, tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn và có hiệu quả công việc của cơ quan và mỗi cán bộ, công chức.

Làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan, hạn chế được văn bản, giấy tờ vô dụng hoặc bỏ sót những tài liệu quý hiếm.

Yêu cầu đối với công tác lập hồ sơ: hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan, đơn vị; phản ánh được hoạt động chính yếu của cơ quan, đơn vị, phản ánh được hoạt động chính yếu của cơ quan qua các thời kỳ; các văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng đều; các văn bản trong từng loại hồ sơ phải có mối liên hệ lôgic với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc một người; hồ sơ phải được biên mục đầy đủ, chính xác; hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản.

Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị dự kiến cần phải lập trong năm nhằm hướng dẫn các cán bộ trong cơ quan, đơn vị lập hồ sơ đầy đủ, thuận lợi giúp cho việc lập hồ sơ được thống nhất, chặt chẽ, chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện cho việc kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ, tạo điều kiện chuẩn bị tốt cán bộ và cơ sở vật chất cần thiết cho công tác này, và cuối cùng là chuẩn bị tốt cho việc thu thập và nộp lưu hồ sơ theo quy định của nhà nước. Như vậy, danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong năm và được duyệt theo một chế độ nhất định.

Danh mục hồ sơ được làm vào tháng cuối năm để thực hiện từ đầu năm mới. Các cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách có trách nhiệm giúp thủ trưởng, chánh văn phòng và cơ quan lập văn bản danh mục hồ sơ.

Danh mục hồ sơ có thể là bản danh mục hồ sơ chung của toàn cơ quan (danh mục hồ sơ tổng hợp), hoặc là bản danh mục hồ sơ riêng (theo từng đơn vị, tổ chức độc lập).

•Quy trình lập danh mục hồ sơ gồm các bước sau:

•Bước 1: xác định loại danh mục hồ sơ, tùy tình hình thực tế của cơ quan mà xác định cần phải lập danh mục hồ sơ tổng hợp hay theo đơn vị, tổ chức.

•Bước 2: xây dựng đề cương phân loại hồ sơ:

Theo vấn đề: mỗi vấn đề là một đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ. Mỗi hồ sơ có thể bao gồm cả vấn đề hoặc từng tiểu vấn đề. Cách phân loại này thường áp dụng ở các cơ quan, đơn vị có cơ cấu tổ chức không ổn định và nhiệm vụ công tác ít phức tạp.

Theo đơn vị, tổ chức: mỗi đơn vị, tổ chức là một đề mục lớn, các đề mục nhỏ là các hồ sơ hoặc đơn vị nhỏ hơn. Cách phân loại này thường được áp dụng ở các cơ quan, đơn vị có cơ cấu tổ chức rõ ràng, ít thay đổi.

•Bước 3: dự kiến hồ sơ và đặt tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề dự kiến phải phản ánh được nội dung hồ sơ, rõ ràng, ngắn gọn, phản ánh đầy đủ các mặt hoạt động các cơ quan hình thành theo từng vấn đề, sự việc cụ thể và phù hợp với thực tế. Cũng cần tham khảo danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ những năm trước.

•Bước 4: quy định ký hiệu hồ sơ. Các đề mục lớn, nhỏ từng hồ sơ trong danh mục đều phải có số, ký hiệu để xác định vị trí của chúng, thuận tiện cho việc tra cứu và sử dụng. Hệ thống ký hiệu này không cần quy định cứng nhắc. Riêng ký hiệu hồ sơ cần phải quy định chặt chẽ, hợp lý, tránh trùng lặp và thường có hai phần: phần chữ và phần số. Phần chữ gồm tên của đơn vị, tổ chức lập hồ sơ đó hoặc chữ cái của tên vấn đề mà hồ sơ đã phản ánh ghép lại. Phần số là số thứ tự của hồ sơ thuộc đơn vị, tổ chức hoặc vấn đề mà hồ sơ phản ánh.

•Bước 5: phân công người lập hồ sơ. Trong danh mục hồ sơ phải chỉ rõ tên người lập hồ sơ nhằm giúp cho người lập hồ sơ biết được mình phải lập hồ sơ gì trong năm để chủ động công tác, đồng thời giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được và quản lý công việc của cấp dưới.

•Bước 6: xác định thời hạn bảo quản hồ sơ. Mỗi hồ sơ phải ghi rõ thời hạn bảo quản trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Xác định thời hạn bảo quản cũng chính là việc đánh giá giá trị của hồ sơ. Tuy nhiên, đây chỉ là đánh giá dự kiến, trong quá trình hình thành và lưu trữ hồ sơ cần phải được kịp thời kiểm tra, đánh giá lại. Thời hạn bảo quản hồ sơ có hai nội dung:

Năm bảo quản: thời hạn lưu giữ hồ sơ tại cơ quan để phục vụ công tác. Mốc thời hạn tính năm bảo quản kể từ năm tài liệu nộp và lưu trữ cơ quan. Sau khi năm bảo quản kết thúc, những hồ sơ có giá trị lịch sử được thu thập và bảo quản cố định ở kho lưu trữ Nhà nước: tài liệu hết giá trị được hủy theo quy định của Nhà nước.

Thời hạn bảo quản: thời hạn hồ sơ lưu lại ở kho lưu trữ nhà nước. Thời hạn này có thể là: vĩnh viễn, lâu dài hoặc tạm thời.

•Yêu cầu của công tác lập hồ sơ

Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan doanh nghiệp. Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp gồm nhiều loại: loại do cơ quan, doanh nghiệp ban hành; loại do cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp gửi đến. Mục đích mỗi loại văn bản, tài liệu cũng khác nhau: loại để thi hành; loại để giải quyết; loại để chỉ đạo, hướng dẫn; loại để báo cáo hoặc để biết, để tham khảo. Vì vậy, cần phải lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp để lập thành hồ sơ, nhằm phục vụ cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau.

Những loại văn bản, tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, loại gửi đến để biết thì không cần lập hồ sơ.

Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc. Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu về một vấn đề, một sự việc, một con người cụ thể. Khi đã thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một trình tự nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự việc hoặc một con người.

Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị và giá trị của các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải tương đối đồng đều. Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp có nhiều giá trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn; loại có giá trị có thời hạn nhất định; loại chỉ có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải quyết xong công việc là hết giá trị. Vì vậy, khi lập hồ sơ phải lựa chọn những loại văn bản, tài liệu có giá trị để đưa vào hồ sơ, những văn bản, tài liệu đã hết giá trị cần loại ra để xét hủy. Đối với những văn bản, tài liệu có nhiều bản trùng nhau thì phải chọn bản chính để đưa vào lưu giữ, nếu không có bản chính thì mới lấy bản sao (phải chọn những bản giấy tốt; chữ rõ ràng về thể thức phải đúng).

Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu có số lượng quá lớn thì cần chia thành nhiều tập (mỗi tập được gọi là một đơn vị bảo quản). Lưu ý, khi phân chia thành từng tập có thể dựa vào giá trị văn bản, tài liệu trong từng đơn vị bảo quản và có giá trị tương đối đồng đều.

Đối với cơ sở thuộc diện quản lý về phòng cháy và chữa cháy, hồ sơ quản lý công tác phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ là một trong những điều kiện an toàn phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ để cơ sở được phép đi vào hoạt động. Công tác lập hồ sơ theo dõi công tác phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ được lập theo quy định của pháp luật với đầy đủ thành phần hồ sơ, nội dung, yêu cầu đối với từng loại hồ sơ. Hồ sơ phải phản ánh đúng thực trạng công tác phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ của cơ sở, do đó người đứng đầu cơ sở phải có trách nhiệm bổ sung, cập nhật đầy đủ, kịp thời những thay đổi có liên quan đến công tác này. Kết quả công tác kiểm tra phòng cháy và chữa cháy của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và công tác tự kiểm tra của cơ sở cần được thể hiện trong hồ sơ quản lý về phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ. Bên cạnh trách nhiệm lập và quản lý hồ sơ của cơ sở, cơ quan quản lý chuyên ngành lập hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ đối với cơ sở thuộc diện quản lý. Đây là một trong những căn cứ thể hiện công tác quản lý của cơ quan nhà nước có thầm quyền đối với cơ sở thuộc phạm vi quản lý. Hiện nay, pháp luật quy định tài liệu trong hồ sơ quản lý công tác phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ có thể lưu dưới dạng tài liệu giấy và tài liệu điện tử hoặc kết hợp giữa tài liệu giấy và tài liệu điện tử theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Do vậy, với xu thế chuyển đổi số hiện nay, việc thành lập hồ sơ lưu dưới dạng điện tử dần thay thế cho hồ sơ lưu tài liệu giấy. Điều này tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, đồng thời cũng đòi hỏi phải chuẩn bị cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu trong quản lý hồ sơ điện tử.

•Nguyên tắc quản lý hồ sơ điện tử

Bảo đảm quản lý văn bản và hồ sơ điện tử của cơ quan, doanh nghiệp đúng quy định.

Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin mạng theo quy định của pháp luật hiện hành.

Bảo đảm phân quyền cho các cá nhân truy cập vào Hệ thống.

Bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy của tài liệu, dữ liệu lưu hành trong hệ thống.

Cho phép kiểm chứng, xác minh, thực hiện các yêu cầu nghiệp vụ khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khi được yêu cầu.

•Yêu cầu chung khi thiết kế hệ thống:

Đáp ứng đầy đủ các quy trình và kỹ thuật về quản lý văn bản điện tử, lập và quản lý hồ sơ điện tử và dữ liệu đặc tả. (Dữ liệu đặc tả của văn bản, hồ sơ là thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, các yếu tố cấu thành văn bản, hồ sơ; mối liên hệ của văn bản, hồ sơ với các văn bản, hồ sơ khác; thông tin về chữ ký số trên văn bản; lịch sử hình thành, sử dụng và các đặc tính khác nhằm phục vụ quá trình quản lý, tìm kiếm và khả năng sử dụng của hồ sơ, tài liệu)

Có khả năng tích hợp, liên thông, chia sẻ thông tin, dữ liệu với các hệ thống khác.

Có khả năng hệ thống hóa văn bản, hồ sơ, thống kê số lượt truy cập văn bản, hồ sơ, hệ thống.

Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn và khả năng truy cập, sử dụng văn bản, tài liệu.

Bảo đảm lưu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản.

Bảo đảm phù hợp với khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam.

Bảo đảm dễ tiếp cận và sử dụng.

Cho phép ký số, kiểm tra, xác thực chữ ký số theo quy định của pháp luật.

•Yêu cầu chức năng của hệ thống

Đối với việc tạo lập và theo dõi văn bản: Cho phép tạo lập văn bản mới và chuyển đổi định dạng văn bản; cho phép đính kèm văn bản; cho phép tạo mã định danh văn bản đi; hiển thị mức độ khẩn của văn bản; cho phép tự động cấp số cho văn bản đi và số đến cho văn bản đến theo thứ tự và trình tự thời gian trong năm; cho phép bên nhận tự động thông báo cho bên gửi đã nhận văn bản; thông báo cho văn thư cơ quan khi có sự trùng lặp mã định danh văn bản hoặc cả ba trường thông tin số, ký hiệu và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thông báo khi có văn bản mới; thông báo tình trạng nhận văn bản tại cơ quan, tổ chức nhận văn bản; cho phép thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; cho phép người có thẩm quyền phân phối văn bản đến, theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đúng thời hạn; cho phép người có thẩm quyền truy cập, chỉnh sửa, chuyển lại dự thảo văn bản, tài liệu; cho phép cơ quan, tổ chức gửi văn bản biết tình trạng xử lý văn bản của cơ quan, tổ chức nhận văn bản.

Đối với việc kết nối, liên thông: bảo đảm kết nối, liên thông giữa các Hệ thống quản lý tài liệu điện tử và Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu; có khả năng hoạt động trên các thiết bị di động thông minh trong điều kiện bảo đảm an toàn thông tin; có khả năng kết nối, liên thong và tích hợp với các hệ thống chuyên dụng khác đang được sử dụng tại cơ quan, tổ chức.

Đối với an ninh thông tin, dữ liệu: bảo đảm các cấp độ an ninh thông tin, dữ liệu theo quy định của pháp luật; bảo đảm phân quyền truy cập đối với từng hồ sơ, văn bản; cảnh báo sự thay đổi về quyền truy cập đối với từng hồ sơ, văn bản trong Hệ thống cho đến khi có xác nhận của người có thẩm quyền.

Đối với việc lập và quản lý hồ sơ: bảo đảm tạo lập Danh mục hồ sơ trong Hệ thống; bảo đảm tạo mã cho từng hồ sơ và tự động đánh số thứ tự của văn bản, tài liệu trong hồ sơ; liên kết toàn bộ văn bản, tài liệu và dữ liệu đặc tả có cùng mã hồ sơ trong Hệ thống để tạo thành hồ sơ; bảo đảm liên kết các trường thông tin trong Danh mục hồ sơ của từng hồ sơ với toàn bộ văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả của hồ sơ; bảo đảm liên kết và thống kê toàn bộ hồ sơ được lập của một tài khoản cụ thể; cho phép gán một văn bản, tài liệu cho nhiều hồ sơ được tạo bởi nhiều tài khoản khác nhau mà không cần nhân bản; cho phép xuất toàn bộ văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả của hồ sơ sang định dạng (.pdf), (.xml) và bảo đảm trình tự thời gian hình thành văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả của hồ sơ.

Đối với việc bảo quản và lưu trữ văn bản, hồ sơ: lưu văn bản và các thông tin về quá trình giải quyết văn bản gồm: ý kiến chỉ đạo, phân phối văn bản đến của người có thẩm quyền; các dự thảo văn bản của cá nhân được phân công soạn thảo; ý kiến góp ý của cá nhân, đơn vị có liên quan; ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo; ý kiến phê duyệt, chịu trách nhiệm nội dung của lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo; ý kiến phê duyệt chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của người có thẩm quyền; lịch sử truy cập và xem văn bản; các tác động khác vào văn bản; cho phép tự động thông báo hồ sơ đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trước 30 ngày kể từ ngày Lưu trữ cơ quan thông báo Danh mục hồ sơ nộp lưu cho đơn vị giao nộp tài liệu; bảo đảm thực hiện nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; bảo đảm sự toàn vẹn, tin cậy, không thay đổi của văn bản, hồ sơ; bảo đảm khả năng truy cập và sử dụng hồ sơ, văn bản theo thời hạn bảo quản; bảo đảm khả năng di chuyển hồ sơ, tài liệu, dữ liệu đặc tả và thay đổi định dạng văn bản khi có sự thay đổi về công nghệ; có khả năng sao lưu định kỳ, đột xuất và phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố.

Đối với thống kê, tìm kiếm và sử dụng văn bản, hồ sơ: cho phép thống kê số lượng hồ sơ, văn bản, tài liệu; số lượt truy cập vào từng hồ sơ, văn bản, tài liệu; cho phép thống kê số lượt truy cập vào Hệ thống theo yêu cầu của người quản lý, quản trị; cấp quyền, kiểm soát quyền truy cập vào hồ sơ lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của hồ sơ lưu trữ; cho phép tìm kiếm văn bản, hồ sơ đối với tất cả các trường thông tin đầu vào của văn bản, hồ sơ và nội dung của văn bản, tài liệu; cho phép lựa chọn hiển thị các trường thông tin của văn bản, hồ sơ trong kết quả tìm kiếm; cho phép lưu và sử dụng lại các yêu cầu tìm kiếm; cho phép hiển thị thứ tự kết quả tìm kiếm; cho phép kết xuất kết quả tìm kiếm ra các định dạng tệp văn bản phổ biến: (.doc), (.docx), (.pdf); cho phép tải hoặc in văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả; cho phép đánh dấu vào văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả được in ra từ Hệ thống; lưu lịch sử truy cập và sử dụng văn bản, tài llệu.

Đối với việc quản lý dữ liệu đặc tả: lưu các yếu tố dữ liệu đặc tả liên quan đến một văn bản, hồ sơ cụ thể theo thời hạn bảo quản; hiển thị toàn bộ dữ liệu đặc tả của một văn bản, hồ sơ khi có yêu cầu của người sử dụng được cấp quyền; cho phép nhập dữ liệu đặc tả bổ sung cho văn bản, hồ sơ; lưu dữ liệu đặc tả của quá trình kiểm soát an ninh văn bản, hồ sơ, hệ thống; lưu và cố định sự liên kết của một văn bản, hồ sơ với tất cả các yếu tố dữ liệu đặc tả liên quan.

Đối với việc thu hồi văn bản: đóng băng văn bản đi và dữ liệu đặc tả văn bản đi khi có lệnh thu hồi văn bản của cơ quan, tổ chức; hủy văn bản đến và dữ liệu đặc tả văn bản đến khi có lệnh thu hồi văn bản từ cơ quan, tổ chức phát hành văn bản; lưu dữ liệu đặc tả của quá trình thu hồi văn bản.

•Yêu cầu về quản trị hệ thống

Hệ thống cho phép người được giao quản trị Hệ thống thực hiện những nhiệm vụ sau: tạo lập nhóm tài liệu, hồ sơ theo cấp độ thông tin khác nhau; phân quyền cho người sử dụng theo quy định của cơ quan, tổ chức; truy cập vào hồ sơ và dữ liệu đặc tả của hồ sơ theo quy định của cơ quan, tổ chức; thay đổi quyền truy cập đối với hồ sơ, văn bản khi có sự thay đổi quy định của cơ quan, tổ chức; thay đổi quyền truy cập của các tài khoản cá nhân khi có những thay đổi về vị trí công tác của cá nhân đó; phục hồi thông tin, dữ liệu đặc tả trong trường hợp lỗi hệ thống và thông báo kết quả phục hồi; khóa hoặc đóng băng các tập hợp (văn bản, hồ sơ, nhóm tài liệu) để ngăn chặn khả năng di chuyển, xóa hoặc sửa đổi khi có yêu cầu của người có thẩm quyền cảnh báo xung đột xảy ra trong hệ thống và thiết lập kết nối liên thông.

•Thông tin đầu ra của hệ thống có các thông tin về: sổ đăng ký văn bản đến; báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến; sổ đăng ký văn bản đi; báo cáo tình hình giải quyết văn bản đi; mục lục văn bản trong hồ sơ; mục lục hồ sơ.

d) Quản lý tài liệu

Tài liệu là những văn bản, sơ đồ, bảng biểu, hướng dẫn… được lãnh đạo phê duyệt mà cán bộ nhân viên phải tuân theo để thực hiện công việc.

Có nhiều cách phân loại tài liệu khác nhau:

•Phân loại theo phạm vi áp dụng: có tài liệu nội bộ (chính sách; mục tiêu; thủ tục; sổ tay; hướng dẫn công việc; biểu mẫu; bản vẽ, sơ đồ…). Đây là những tài liệu do cơ quan, doanh nghiệp ban hành, áp dụng trong phạm vi cơ quan, doanh nghiệp, và tài liệu bên ngoài – tài liệu phát sinh từ bên ngoài những được lãnh đạo đồng ý áp dụng tại cơ quan, doanh nghiệp.

•Phân loại theo tính chất áp dụng: có tài liệu chính (tài liệu bắt buộc phải có trong quá trình thực hiện nhiệm vụ) và tài liệu tham khảo (không bắt buộc nhưng được khuyến khích tham khảo, nghiên cứu trong thực hiện nhiệm vụ).

Quá trình quản lý tài liệu được xác định tùy theo tính chất, nội dung tài liệu. Các tài liệu của cơ quan có thể được thay đổi, cập nhật, biên soạn mới hoặc hủy bỏ thường xuyên. Ở tất cả các quá trình này đều cần thực hiện theo những quy trình nhất đinh do cơ quan, doanh nghiệp quy định. Ngoài ra, nếu sử dụng tài liệu bên ngoài cần được người có thẩm quyền trong cơ quan, doanh nghiệp rà soát, đóng dấu “kiểm soát” đồng ý áp dụng. Quá trình quản lý tài liệu cần có quy chế kiểm soát tài liệu theo thời gian định kỳ do người có thẩm quyền quy định tùy theo tính chất của các loại tài liệu. Theo đó, những tài liệu không cần thiết sẽ được loại bỏ, những tài liệu thiếu được đề xuất biên soạn bổ sung, những vấn đề mới cần được cập nhật kịp thời.

2.4.3. Lưu trữ hồ sơ, tài liệu

a) Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ

Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.

Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc xác định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để tiến hành tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam theo những quy định hiện hành của Nhà nước.

Nội dung thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ cần: xác định những nguồn cung cấp tài liệu lưu trữ; xác định những tài liệu có giá trị và quan trọng cần bổ sung vào lưu trữ; thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu.

b) Phân loại tài liệu lưu trữ

Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.

Phương áp cơ cấu tổ chức - thời gian: toàn bộ tài liệu trong phông được phân chia thành các nhóm cơ bản theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, sau đó tài liệu trong từng nhóm cơ bản được phân chia bước hai theo đặc trưng thời gian. Đơn vị thời gian ở đây được tính theo năm hoạt động hoặc theo một thời kỳ nào đó phù hợp với lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. Phương án này thường được áp dụng để phân loại tài liệu các phông lưu trữ mà đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức ổn định, ít thay đổi.

Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức: trước hết tài liệu trong phông được phân chia thành các nhóm cơ bản theo đặc trưng thời gian, sau đó tài liệu trong các nhóm cơ bản lại được phân chia bước 2 theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông. Phương án này thường áp dụng để phân loại tài liệu các phông lưu trữ có cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông không ổn định, có nhiều thay đổi, tuy nhiên, những thay đổi đó có thể theo dõi được. Đây là phương án phân loại tài liệu tương đối đơn giản, dễ xây dựng và phù hợp với tình hình tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước ở Việt Nam.

Phương án mặt hoạt động - thời gian: tài liệu của phông trước hết được phân chia thành các nhóm cơ bản theo mặt hoạt động của cơ quan (về nhân sự, về hoạt động sản xuất kinh doanh, về kỹ thuật, về tài chính kế toán), đơn vị hình thành phông, sau đó tài liệu trong các nhóm cơ bản lại được tiếp tục phân chia bước hai theo đặc trưng thời gian. Phương án phân loại này thường được áp dụng để phân loại tài liệu của những đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi, khó theo dõi hoặc các đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt động.

Phương án thời gian - mặt hoạt động: toàn bộ tài liệu của phông trước hết được phân chia thành các nhóm cơ bản theo đặc trưng thời gian, sau đó tài liệu được phân chia bước 2 theo mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông. Phương án này thường áp dụng để phân loại tài liệu của những đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi, đang hoạt động trong thực tế.

•Căn cứ vào mức độ quan trọng của tài liệu chia thành:

Tài liệu tối cần thiết: là các tài liệu cần thiết cho sự tồn tại của tổ chức. Đó là các tài liệu không thể thay thế được bao gồm: các bản chính của hợp đồng, bản quyền, công thức, con dấu, nhãn hiệu đăng ký.

Tài liệu quan trọng: là các tài liệu có thể thay thế hoặc sao lại nhưng rất tốn kém: hồ sơ về thuế, các tài khoản phải trả, phải thu, hóa đơn, sổ lương.

Tài liệu thường sử dụng: có thể thay thế hoặc tái bản: đơn hàng, thỏa thuận kinh doanh, danh sách nhân viên, danh sách các nhà cung cấp…

Hồ sơ không cần thiết: là loại hồ sơ nên hủy bỏ sau khi kết thúc công việc, sau khi lưu trữ một vài ngày, vài tuần, vài tháng: các thông báo nội bộ, thông báo các cuộc họp, lịch công tác.

•Căn cứ vào chất liệu của tài liệu chia thành các loại: tài liệu văn bản viết trên giấy; tài liệu là các bản vẽ thiết kế, chế tạo...; tài liệu bằng phim ảnh, băng từ, đĩa compac,...Mỗi loại phải có kho lưu trữ bảo quản phù hợp để tránh hư hỏng, mất mát.

•Căn cứ vào chủ thể ban hành liệu chia thành các loại: tài liệu của các cơ quan hành chính Nhà nước; tài liệu của các cơ quan tổ chức Đảng, đoàn thể. Tài liệu của các đối tác,...

Sau khi phân loại, cần sắp xếp và tạo danh mục hồ sơ chi tiết. Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách có hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

c) Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ

Thống kê trong lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ.

•Nội dung thống kê trong lưu trữ:

Thống kê số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ ( tài liệu lưu trữ hành chính, tài liệu chuyên môn, tài liệu văn học nghệ thuật)

Thống kê hệ thống các công cụ tra cứu khoa học trong các cơ quan trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ và cơ quan quản lý lưu trữ.Các công cụ tra cứu tài liệu cần thống kê là: các bộ thẻ tra tìm tài liệu, mục lục hồ sơ, sổ sách thống kê, các công cụ tra cứu trên máy vi tính như băng, đĩa từ.

Thống kê các phương tiện bảo quản.

Thống kê cán bộ lưu trữ trong các cơ quan quản lý của ngành lưu trữ.

Thống kê tình hình sử dụng tài liệu: đơn vị thống kê là lượt người.

•Công tác kiểm tra được tiến hành nhằm mục đích:

Nắm bắt thực tế tài liệu của từng phông lưu trữ, đối chiếu với các số liệu ghi trên sổ sách thống kê; phát hiện những tài liệu bị hư hỏng về mặt vật lý: bị mờ không đọc được, bị ẩm mốc…

Phát hiện những sai sót trong công tác quản lý, đánh giá, thống kê…để có biện pháp khắc phục kịp thời.

d) Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu là quá trình tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại, trong đó có yêu cầu sửa chữa, hoặc phục hồi, lập mới hồ sơ, đơn vị bảo quản, xác định giá trị tài liệu, làm công cụ tra tìm, nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ như phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ... để tổ chức khoa học các phông lưu trữ nhằm bảo quản và sử dụng chúng toàn diện và hiệu quả nhất.

Nội dung của công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

Kiểm tra hồ sơ đã lập và hoàn thiện những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ

Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hóa hồ sơ theo phương án, phương pháp phân loại đó. Đồng thời, dự kiến nhân lực và thời gian thực hiện.

e) Bảo quản tài liệu lưu trữ

Nội dung của công tác bảo quản tài liệu: phòng ngừa và chống các yếu tố tự nhiên phá hoại giúp tài liệu lưu trữ không bị hư hỏng (địa điểm, thiết kế, kiến trúc của nhà kho thông thoáng; có bìa cặp, tủ, giá để tài liệu và các dụng cụ chống cháy, thiết bị chống ẩm mốc, côn trùng, hệ thống thông gió, hệ thống bảo vệ,...); áp dụng các biện pháp khoa học, các kinh nghiệm hạn chế đến mức tối đa quá trình hao mòn tự nhiên nhằm kéo dài thời gian sử dụng của tài liệu.

Đối với những tài liệu bị hư hỏng hoặc có nguy cơ hư hỏng áp dụng các biện pháp phục chế sửa chữa.

Đối với tài liệu quý hiếm hoặc khó có khả năng phục hồi thì phải làm bản sao bản bảo hiểm (bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ là bản sao từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn nhất định nhằm lưu giữ bản sao đó dự phòng khi có rủi ro xảy ra đối với tài liệu lưu trữ).

g) Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong các phòng, kho lưu trữ là toàn bộ công tác nhằm đảm bảo cung cấp cho các cơ quan nhà nước và xã hội những thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền giáo dục, văn hóa, quân sự, ngoại giao và các quyền lợi khác chính đáng của công dân.

Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tương đối đa dạng như: Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc; triển lãm tài liệu lưu trữ; cấp phát các chứng nhận lưu trữ, các bản sao lục và trích lục tài liệu lưu trữ; viết bài đăng báo, phát thanh, truyền hình; công bố tài liệu lưu trữ.

h) Quy trình hủy bỏ tài liệu lưu trữ

Lập danh mục tài liệu hủy: danh mục tài liệu hết giá trị được lập trong hai trường hợp sau:

Thứ nhất, trong quá trình chỉnh lý: tài liệu hết giá trị loại ra được lập thành các tập, tóm tắt tiêu đề, sắp xếp theo phương án phân loại và thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị.

Thứ hai, trong khi xem xét loại ra khỏi phông những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản: Những hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản được thống kê theo phương án phân loại thành danh mục tài liệu hết giá trị.

Lập bản thuyết minh lý do hủy: bản thuyết minh phải nêu được các nội dung: Tóm tắt tình hình khối tài liệu hết giá trị là tài liệu được loại khi nào; số lượng bao nhiêu; thời gan bắt đầu và thời gian kết thúc của khối tài liệu hết giá trị; tóm tắt thành phần và nội dung chủ yếu của tài liệu hết giá trị; tờ trình xin hủy tài liệu.

Quá trình hủy cần lập bảng thống kê tài liệu hủy; lập biên bản giao nhận giữa bộ phận lưu trữ và bộ phận hủy tài liệu. Sau đó tiến hành tiêu hủy tài liệu và hoàn thiện biên bản hủy tài liệu

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2

Câu 1. Trình bày khái niệm và vai trò của quản trị thông tin trong doanh nghiệp.

Câu 2. Nêu các nguyên tắc quản trị thông tin và giải thích ý nghĩa của từng nguyên tắc.

Câu 3. Trình bày các phương pháp phân loại thông tin trong doanh nghiệp và vai trò của mỗi loại thông tin.

Câu 4. Trình bày các lĩnh vực quản trị thông tin trong doanh nghiệp và nhiệm vụ của từng lĩnh vực.

Câu 5. Trình bày các bước trong quy trình quản lý văn bản đi và văn bản đến trong cơ quan, doanh nghiệp.Câu 6. Phân tích các quy định về ban hành văn bản.

Câu 6. Phân tích vai trò của quản trị thông tin trong việc ra quyết định của doanh nghiệp.

Câu 7. Phân tích mối quan hệ giữa quản trị thông tin và hiệu quả hoạt động của một tổ chức.

Câu 8. Phân tích các vấn đề bảo mật thông tin trong quản trị thông tin và đề xuất giải pháp hạn chế rủi ro.

Câu 9. Phân tích những yêu cầu quan trọng trong việc quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu doanh nghiệp.

Câu 10. Tại sao doanh nghiệp cần có chính sách quản trị thông tin rõ ràng và hệ thống?

Câu 11. Tại sao cần phân quyền trong truy cập và sử dụng thông tin trong doanh nghiệp?

Câu 12. Tại sao bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư lại là một yếu tố quan trọng trong quản trị thông tin?

Chương 3

QUẢN TRỊ CƠ SỞ VẬT CHẤT CỦA VĂN PHÒNG TRONG

CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP