KHOA NGHIỆP VỤ CƠ BẢN

2.1. Chính sách quản trị thông tin

2.1.1. Khái niệm, vai trò quản trị thông tin

a) Khái niệm

Thông tin trong cơ quan, doanh nghiệp được hiểu là toàn bộ dữ liệu, tri thức và tín hiệu có tổ chức, được tạo ra, thu thập, xử lý, lưu trữ và sử dụng trong quá trình quản lý và vận hành hoạt động của tổ chức. Thông tin không chỉ bao gồm văn bản hành chính, con số thống kê, tài liệu chuyên môn, mà còn bao gồm cả các phản hồi từ khách hàng, dữ liệu thị trường, kinh nghiệm tích lũy nội bộ và thông tin từ các nguồn bên ngoài. Thông tin có thể tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau như: văn bản giấy, biểu mẫu điện tử, âm thanh, hình ảnh, video hoặc dữ liệu số hóa.

Theo quan điểm của Laudon & Laudon (2020), thông tin là dữ liệu đã được tổ chức và xử lý theo cách có ý nghĩa và hữu ích cho người sử dụng. Trong bối cảnh tổ chức, thông tin chính là đầu vào thiết yếu cho quá trình ra quyết định, giúp quản lý theo dõi, kiểm soát hoạt động và định hướng chiến lược phát triển của cơ quan, doanh nghiệp.

Ngoài ra, theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2022, thông tin được xác định là một tài sản quan trọng cần được bảo vệ nghiêm ngặt. Mọi thông tin trong tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp phải đảm bảo ba yếu tố cốt lõi: tính toàn vẹn (không bị sai lệch), tính sẵn sàng (có thể truy cập khi cần) và tính bảo mật (chỉ người có thẩm quyền mới được tiếp cận). Do đó, việc quản trị thông tin hiệu quả không chỉ là nhiệm vụ của bộ phận công nghệ thông tin mà là trách nhiệm chung của toàn hệ thống quản lý.

Trong môi trường cạnh tranh toàn cầu và chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay, thông tin còn được xem là tài sản chiến lược. Thông tin giúp tổ chức phát hiện cơ hội, nhận diện rủi ro, tối ưu hóa quy trình vận hành và tăng cường khả năng phản ứng nhanh với biến động của thị trường. Việc xây dựng hệ thống thông tin hợp lý, đồng bộ và linh hoạt chính là nền tảng để gia tăng năng lực cạnh tranh, cải thiện hiệu suất tổ chức và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.

Quản trị thông tin trong cơ quan, doanh nghiệp được hiểu là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, thu thập, xử lý, lưu trữ, khai thác, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ thông tin một cách khoa học và có hệ thống nhằm phục vụ hiệu quả cho các hoạt động quản lý, vận hành và ra quyết định.

Quản trị thông tin là một chức năng quan trọng trong quản trị hiện đại, giúp bảo đảm thông tin được cung cấp đúng người, đúng thời điểm, đúng định dạng và đúng mục đích. Các lĩnh vực quản trị thông tin trong doanh nghiệp bao gồm:

•Quản trị nguồn thông tin: tất cả các nguồn thông tin nói trên cần phải được quản lý. Việc quản lý thông tin trong nội bộ doanh nghiệp phải đảm bảo rằng tất cả các nguồn thông tin được biết tới và những trách nhiệm này phải được chỉ định cho cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp.

•Quản trị công nghệ thông tin: nhằm củng cố hệ thống thông tin trong doanh nghiệp mà điển hình là chịu trách nhiệm về chức năng cung cấp thông tin do tổ chức tự quản lý hoặc được nhận từ một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài. Quản trị thông tin của tổ chức phải am hiểu về các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến công nghệ thông tin mà tổ chức đó cần.

•Quản trị xử lý thông tin: tất cả quá trình kinh doanh sẽ làm gia tăng những hoạt động liên quan đến một hoặc một số nguồn thông tin của tổ chức. Quá trình tạo mới, thu thập, truy cập, sửa đổi, lưu trữ, xoá bỏ và nén thông tin cần phải được kiểm soát hợp lý nếu tổ chức muốn quản lý thành công nguồn thông tin của mình.

•Quản trị tiêu chuẩn thông tin và các chính sách: doanh nghiệp sẽ cần phải xác định các tiêu chuẩn và chính sách trong quản trị thông tin. Những tiêu chuẩn và chính sách này sẽ thường được phát triển như một nhân tố trong chiến lược thông tin của tổ chức. Chính sách quản trị sẽ quản lý các quy trình và trách nhiệm quản trị thông tin trong tổ chức, cụ thể như chính sách và tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ áp dụng cho cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho hệ thống thông tin của doanh nghiệp.

b) Vai trò của quản trị thông tin trong cơ quan, doanh nghiệp

Vai trò của quản trị thông tin thể hiện ở nhiều khía cạnh cụ thể. Trước hết, việc tổ chức hệ thống thông tin một cách hiệu quả giúp nhà quản lý theo dõi sát sao các hoạt động của đơn vị, kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh. Tiếp theo, quản trị thông tin rút ngắn thời gian xử lý công việc, nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận và giảm thiểu sai sót trong quá trình truyền đạt. Ngoài ra, thông tin được quản trị tốt còn giúp làm căn cứ cho việc xây dựng chính sách, ra quyết định chính xác và hợp lý.

Bên cạnh đó, quản trị thông tin hiệu quả mang lại nhiều lợi ích thiết thực như: nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng; thúc đẩy hiệu quả vận hành và đổi mới quy trình làm việc nội bộ; giảm thiểu rủi ro và chi phí hoạt động; đồng thời cải thiện khả năng cạnh tranh và tính minh bạch trong điều hành. Thông tin được lưu trữ và quản lý đúng cách cũng góp phần làm rõ trách nhiệm, chứng minh quá trình ra quyết định và hỗ trợ kiểm tra, đánh giá sau này.

Tóm lại, trong bất kỳ tổ chức nào, quản trị thông tin không chỉ là công cụ hỗ trợ điều hành mà còn là nền tảng để phát triển bền vững và thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh, hành chính hiện đại.

2.1.2. Nguyên tắc quản trị thông tin

Nguyên tắc quản trị thông tin có thể áp dụng cho tất cả các loại tài sản thông tin trong tổ chức, bao gồm cả thông tin lưu trữ dưới dạng điện tử (như hình ảnh, bản đồ, âm thanh, video và dữ liệu số hóa) cũng như thông tin lưu trữ trên giấy. Các nguyên tắc này nhằm đảm bảo việc quản lý, khai thác và sử dụng thông tin hiệu quả trong toàn bộ tổ chức.

Các nguyên tắc cơ bản trong quản trị thông tin bao gồm:

2.1.3. Phạm vi quản trị thông tin

Quản trị thông tin bao gồm nhiều lĩnh vực quan trọng, trong đó có các khía cạnh chính sau:

Quản trị tri thức: đây là một thành phần cốt lõi trong quản trị thông tin, tập trung vào việc chuyển đổi dữ liệu và thông tin thành tri thức hữu ích. Quản trị tri thức nhằm khai thác, tổ chức và tối ưu hóa việc sử dụng thông tin, giúp tổ chức tận dụng hiệu quả nguồn kiến thức của các cá nhân để hỗ trợ ra quyết định và thực hiện các hoạt động chiến lược.

Quản lý văn bản: bao gồm quản lý văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ đang xử lý hoặc đã hoàn tất, cùng với các tài liệu hỗ trợ cho các hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống quản lý văn bản giúp đảm bảo tính chính xác, thống nhất và khả năng truy xuất thông tin một cách nhanh chóng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động hành chính.

Quản trị tài liệu điện tử: doanh nghiệp cần xây dựng chính sách và quy trình cụ thể để quản trị tài liệu điện tử, bao gồm việc tạo lập, lưu trữ, truy cập và chia sẻ thông tin trong nội bộ tổ chức. Việc quản trị hiệu quả tài liệu điện tử giúp cải thiện khả năng hợp tác giữa các nhóm làm việc, đồng thời đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ các quy định liên quan đến quản lý thông tin số hóa.

Quản trị bản ghi điện tử: doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định về quản lý bản ghi điện tử. Điều này bao gồm việc thiết lập các cơ chế lưu trữ, truy xuất và cung cấp thông tin một cách có hệ thống, giúp tổ chức duy trì tính minh bạch, trách nhiệm và khả năng kiểm tra trong quá trình hoạt động.

2.1.4. Tổ chức thực hiện quản trị thông tin

a) Những yêu cầu chung

Một trong những yêu cầu quan trọng của quản trị thông tin là tổ chức phải nhận thức đầy đủ về nhu cầu sử dụng thông tin cũng như các tài sản thông tin mà tổ chức đang sở hữu. Việc này đòi hỏi doanh nghiệp phải tiến hành kiểm tra thông tin một cách có hệ thống để xác định và đánh giá toàn bộ các nguồn dữ liệu hiện có. Doanh nghiệp cần xem xét các yêu cầu thông tin trên toàn bộ các bộ phận và chức năng kinh doanh. Cụ thể, tổ chức cần làm rõ các vấn đề sau:

Phân loại thông tin hiện có: xác định loại thông tin tổ chức đang sở hữu và cách thức phân loại phù hợp.

Thu thập và tạo lập thông tin mới: xác định các loại thông tin cần thu thập và tạo lập trong quá trình vận hành doanh nghiệp.

Lưu trữ và duy trì thông tin: xây dựng phương thức tổ chức, bảo quản và duy trì thông tin một cách khoa học và hiệu quả.

Truy cập thông tin: quy định rõ ràng về quyền truy cập thông tin, xác định những cá nhân hoặc bộ phận có quyền sử dụng và phương thức tiếp cận dữ liệu.

Loại bỏ thông tin: thiết lập quy trình xử lý và hủy bỏ thông tin không còn giá trị, đảm bảo thực hiện dưới sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền.

Duy trì chất lượng thông tin: đảm bảo tính chính xác, nhất quán và thời hạn lưu hành của thông tin trong tổ chức.

Tăng cường khả năng truy cập thông tin: phát triển các giải pháp giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Trách nhiệm trong quản trị thông tin: xác định cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm xử lý các quá trình liên quan đến quản trị thông tin.

Nâng cao nhận thức của nhân viên: thiết lập các chương trình đào tạo để nhân viên hiểu rõ trách nhiệm của mình đối với việc quản lý và bảo mật thông tin.

Ứng dụng công nghệ trong quản trị thông tin: xác định các công việc cần sự hỗ trợ của công nghệ thông tin và hệ thống máy tính.

Trao quyền cho nhân viên: xây dựng các cơ chế cho phép nhân viên tận dụng lợi ích từ hệ thống tri thức chung của tổ chức, nâng cao khả năng khai thác và sử dụng thông tin hiệu quả.

Bên cạnh đó, cần đặc biệt chú trọng đến hệ thống mạng quản lý thông tin nội bộ của doanh nghiệp. Hệ thống này phải đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, cập nhật và đầy đủ giữa các cấp quản lý và nhân viên, bao gồm:

Trao đổi thông tin giữa các phòng ban và nhà quản lý.

Báo cáo tiến độ công việc từ nhân viên đến cấp quản lý (đặc biệt trong quản lý dự án).

Lưu trữ và chia sẻ các tài liệu quan trọng liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.

Hệ thống mạng thông tin này cần được duy trì ổn định, đảm bảo khả năng truy cập liên tục, giúp các thành viên trong tổ chức có thể nhanh chóng sử dụng và cung cấp thông tin nhằm nâng cao hiệu suất làm việc và xử lý công việc hiệu quả.

b) Những yêu cầu cụ thể

Tổ chức cần thiết lập hệ thống bằng chứng về việc lưu chuyển thông tin nhằm đảm bảo tính minh bạch, khả năng kiểm tra và truy xuất khi cần thiết. Các tài liệu ghi nhận thông tin, bao gồm:

•Sổ giao việc: ghi chép các nhiệm vụ được giao, người thực hiện và tiến độ hoàn thành.

•Sổ giao nhận thông tin: ghi nhận việc trao đổi thông tin giữa các cá nhân hoặc bộ phận trong tổ công văn đến – đi: theo dõi các văn bản đến và đi nhằm kiểm soát luồng thông tin chính thức.

•Sổ giao nhận sản phẩm: ghi nhận quá trình bàn giao sản phẩm hoặc dịch vụ giữa các phòng ban.

•Sổ giải quyết công việc: ghi lại toàn bộ công việc trong tổ chức, bao gồm nội dung công việc, người giao nhiệm vụ, ngày giao nhiệm vụ, thời hạn thực hiện, diễn giải chi tiết, kết quả hoặc ngày hoàn thành.

•Khi nhận được thông tin, cần phản hồi ngay cho người gửi để xác nhận đã tiếp nhận thông tin. Nếu chưa thể trả lời ngay, cần gửi email hoặc sử dụng các phương thức liên lạc khác để thông báo thời hạn phản hồi dự kiến.

•Đảm bảo thông tin được tiếp nhận đầy đủ: người nhận cần xác nhận đã nhận được thông tin để tránh thất lạc dữ liệu quan trọng. Các phương thức xác nhận có thể bao gồm: gọi điện để kiểm tra xem người nhận đã tiếp cận được thông tin hay chưa; trực tiếp chuyển giao thông tin và yêu cầu người nhận ký xác nhận; gửi thông tin qua email và yêu cầu người nhận phản hồi xác nhận đã nhận được.

Nhân viên khi tiếp nhận thông tin cần lưu trữ đúng quy định thay vì tùy tiện cất giữ hoặc trì hoãn xử lý, dẫn đến thất lạc hoặc quên nhiệm vụ.

Thông tin đầu vào cần được lưu trữ tại các khu vực hoặc hệ thống được quy định rõ ràng để đảm bảo khả năng truy xuất và xử lý kịp thời.

Như vậy, để đảm bảo sự thống nhất trong toàn tổ chức, cần ban hành các quy định chung về:

Xử lý thông tin đầu vào: quy định quy trình tiếp nhận, lưu trữ và phân loại thông tin.

Xử lý thông tin đầu ra: hướng dẫn việc truyền tải, phân phối và xác nhận thông tin. Trong đó chú ý việc quy định về tần suất và phương pháp sao lưu để tránh mất dữ liệu. Đồng thời, tiến hành quét virus định kỳ để đảm bảo an toàn thông tin trên hệ thống theo lịch trình cố định.

Tổ chức có thể sử dụng một số phần mềm chuyên dụng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý thông tin, bao gồm:

Phần mềm phục hồi dữ liệu trên ổ cứng: hỗ trợ khôi phục dữ liệu khi xảy ra lỗi hoặc mất mát.

Phần mềm phục hồi dữ liệu trên đĩa CD/DVD: giúp lấy lại dữ liệu từ các phương tiện lưu trữ quang học.

Phần mềm tìm lại mật khẩu bị mất: hỗ trợ khôi phục mật khẩu của các tài khoản hoặc hệ thống lưu trữ dữ liệu.

Cần thiết lập các biện pháp bảo mật để ngăn chặn rò rỉ thông tin quan trọng của tổ chức. Các biện pháp có thể bao gồm: mã hóa dữ liệu, giới hạn quyền truy cập, sử dụng phần mềm bảo mật và đào tạo nhân viên về các nguyên tắc bảo mật thông tin.

c) Quy định xử lý thông tin doanh nghiệp

Để đảm bảo quá trình báo cáo, xử lý thông tin và thực hiện công việc hàng ngày hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng các quy định cụ thể về quản lý thông tin. Những quy định này bao gồm việc xử lý các loại thông tin sau: thông tin từ bên ngoài vào cơ quan, doanh nghiệp và thông tin từ cơ quan, doanh nghiệp ra ngoài, thông tin truyền đạt giữa các bộ phận nhằm giải quyết công việc theo chức năng, thông tin từ Ban Giám đốc chỉ đạo cho các bộ phận.

Thông tin có thể được truyền đạt thông qua nhiều phương thức khác nhau như điện thoại, fax, email, hoặc trao đổi trực tiếp.

Đối với các công việc quan trọng, người gửi thông tin phải đảm bảo rằng người nhận đã thực sự tiếp nhận thông tin bằng cách xác nhận qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp. Các thông tin quan trọng khi gửi đi cần được xác nhận lại qua điện thoại, fax hoặc email. Việc giao nhận tài liệu, văn bản cần có bằng chứng thông qua biểu mẫu công văn.

Sau khi nhận được thông tin, bộ phận tiếp nhận phải tiến hành xử lý ngay và bắt buộc phải phản hồi ngay cho bộ phận gửi. Nếu chưa thể thực hiện theo đúng thời hạn, cần có phản hồi để bộ phận hoặc cá nhân gửi thông tin có thể điều chỉnh kế hoạch phù hợp.

•Với thông tin từ bên ngoài cơ quan, doanh nghiệp

Thông tin dưới dạng công văn, thư từ: nhân viên văn thư ghi nhận thông tin vào sổ công văn đến theo biểu mẫu quy định. Xác định bộ phận tiếp nhận thông tin, yêu cầu người nhận ký xác nhận vào sổ công văn đến.

Thông tin qua điện thoại: nếu thông tin liên quan đến nhiều bộ phận hoặc cá nhân khác, nhân viên văn thư phải ghi nhận vào sổ thông tin theo biểu mẫu và chuyển đến người chịu trách nhiệm xử lý. Đối với thông tin quan trọng, người nhận phải ký xác nhận vào sổ giải quyết thông tin.

Thông tin qua email: đối với email đến: nhân viên văn thư ghi nhận nội dung vào sổ công văn đến, in hai bản (một bản lưu hồ sơ, một bản chuyển đến người nhận), yêu cầu người nhận ký vào sổ công văn đến; đối với email gửi đi: nhân viên văn thư soạn thảo nội dung, gửi cho người chịu trách nhiệm phê duyệt. Sau khi được xác nhận bằng chữ ký, email được gửi đi và một bản in của email đã gửi sẽ được lưu hồ sơ.

•Với thông tin từ trong cơ quan, doanh nghiệp ra bên ngoài: thông tin do các bộ phận gửi trực tiếp ra bên ngoài sẽ do bộ phận đó quản lý và kiểm soát theo các nguyên tắc chung. Thông tin do văn thư gửi đi phải đảm bảo có bằng chứng về quá trình chuyển giao. Toàn bộ quá trình kiểm soát tài liệu đi phải được ghi nhận trong sổ giao văn bản đi theo biểu mẫu quy định.

•Thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp: thông tin nội bộ giữa các bộ phận có thể bao gồm: thông tin chuyển ra bên ngoài doanh nghiệp. Thông tin chuyển qua bộ phận văn thư. Thông tin gửi đến lãnh đạo. Thông tin trao đổi giữa các bộ phận hoặc cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp. Khi truyền đạt thông tin nội bộ, phải sử dụng hình thức văn bản phù hợp, bao gồm công văn, thông báo, fax hoặc các biểu mẫu thuộc quy trình chuyên môn.

•Xử lý thông tin do lãnh đạo triển khai:

Trách nhiệm triển khai: các nhà quản lý bộ phận có trách nhiệm truyền đạt đầy đủ thông tin do lãnh đạo chỉ đạo đến nhân viên.

Xác nhận thực hiện: sau khi triển khai thông tin, các thành viên tham gia cuộc họp phải ký xác nhận vào biên bản cuộc họp. Biên bản được lưu trữ trong sổ họp của phòng để đảm bảo tính minh bạch và có thể kiểm tra khi cần thiết.