KHOA NGHIỆP VỤ CƠ BẢN

4.5. Tổ chức các chuyến đi công tác

4.5.1. Mục đích các chuyến đi công tác

Trong hoạt động quản lý hiện đại, thời gian dành cho các chuyến đi công tác ngày càng chiếm tỷ trọng lớn trong quỹ thời gian làm việc của nhà lãnh đạo. Những chuyến đi này thường mang nhiều mục đích khác nhau, tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp cũng như mối quan hệ hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước.

Cụ thể, các chuyến công tác trong nước hoặc quốc tế thường được thực hiện nhằm kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động của các đơn vị trực thuộc như chi nhánh, nhà máy, văn phòng đại diện; tổ chức các buổi làm việc với đối tác, cơ quan nhà nước, khách hàng hoặc các tổ chức trung gian nhằm trao đổi, đàm phán, ký kết hợp đồng, giải quyết vướng mắc trong hoạt động sản xuất – kinh doanh. Ngoài ra, nhiều chuyến công tác được thực hiện với mục tiêu tham dự hội nghị, hội thảo chuyên đề, triển lãm quốc tế, diễn đàn hợp tác, nhằm cập nhật thông tin, mở rộng quan hệ và nâng cao vị thế của tổ chức.

Do đó, việc tổ chức các chuyến đi công tác không chỉ phục vụ cho công việc cụ thể mà còn đóng vai trò quan trọng trong hoạt động đối ngoại, phát triển quan hệ và xây dựng hình ảnh của cơ quan, doanh nghiệp. Trong quá trình đó, vai trò hỗ trợ của thư ký và Phòng Hành chính – Tổng hợp là hết sức quan trọng, từ khâu lập kế hoạch, chuẩn bị hậu cần đến theo dõi, phối hợp công việc trong và sau chuyến đi, nhằm đảm bảo cho chuyến công tác đạt được hiệu quả tối ưu.

4.5.2. Lên kế hoạch các chuyến đi công tác

Trong kế hoạch công tác chung của cơ quan, doanh nghiệp, nhiều chuyến đi công tác của lãnh đạo có tính định kỳ, ví dụ như đến làm việc với cơ quan cấp trên hoặc kiểm tra định kỳ tại cơ sở, thường được ấn định theo lịch cố định hàng tuần hoặc hàng tháng. Đối với những trường hợp này, người thư ký không cần lập kế hoạch chi tiết, mà chỉ cần theo dõi, hỗ trợ thực hiện theo lịch trình đã được quy định sẵn. Tuy nhiên, với các chuyến công tác nằm trong kế hoạch năm hoặc nhằm thực hiện các mục tiêu chiến lược đã được xác định, việc lập kế hoạch cụ thể và chu đáo là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo hiệu quả.

Bên cạnh đó, ngay cả những chuyến đi không nằm trong kế hoạch dự kiến, phát sinh do yêu cầu công việc, cũng cần được xây dựng kế hoạch tổ chức kịp thời, bao gồm các nội dung chủ yếu sau: xác định mục tiêu và nội dung công tác; chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho buổi làm việc cũng như tài liệu tham khảo liên quan; lên lịch trình cụ thể về ngày giờ khởi hành, nơi đến, địa điểm lưu trú, thời điểm gặp gỡ, kế hoạch xe đưa đón. Ngoài ra, cần ghi nhận đầy đủ các lựa chọn cá nhân của người đi công tác liên quan đến phương tiện di chuyển, khách sạn, chế độ ăn uống và những yêu cầu đặc biệt khác, để chủ động chuẩn bị và đặt chỗ trước nếu cần thiết.

Kế hoạch công tác cũng phải thể hiện rõ các chế độ mà cơ quan, doanh nghiệp dành cho cán bộ đi công tác, như tiêu chuẩn khách sạn, phương tiện, mức sinh hoạt phí... theo đúng quy định nội bộ hoặc quy định của Nhà nước. Một số chi tiết cần thiết khác như bản đồ khu vực, giấy giới thiệu, giấy đi đường, thuốc men cá nhân, tài liệu văn phòng hoặc thiết bị hỗ trợ cần mang theo cũng phải được liệt kê và chuẩn bị đầy đủ.

Riêng đối với các chuyến công tác ra nước ngoài, ngoài các yếu tố nêu trên, cần bổ sung các thủ tục hộ chiếu, visa nhập cảnh, bảo hiểm du lịch, đăng ký với cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam tại quốc gia đến. Tùy theo cơ cấu tổ chức và sự phân công cụ thể, các đầu việc trong quá trình lập kế hoạch đi công tác có thể do thư ký thực hiện, hoặc do Văn phòng hay Phòng Hành chính phối hợp phụ trách. Dù ở cấp độ nào, việc chuẩn bị đầy đủ và hệ thống cho chuyến công tác là điều kiện cần thiết để bảo đảm sự thành công trong hoạt động đối ngoại cũng như hiệu quả công việc chung của tổ chức.

4.5.3. Chuẩn bị cụ thể cho các chuyến đi công tác

a) Liên hệ nơi đến công tác

Việc chuẩn bị cho các chuyến đi công tác cần tiến hành đầy đủ, kỹ lưỡng và khoa học nhằm bảo đảm hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian, chi phí. Trước hết, người tổ chức phải liên hệ với nơi đến công tác để thông báo nội dung làm việc. Với các chuyến đi quan trọng hoặc kéo dài, cần thông báo sớm để nơi tiếp nhận sắp xếp vào kế hoạch công tác năm. Đối với các chuyến công tác nước ngoài, việc lên kế hoạch phải được thực hiện theo chương trình công tác đã được phê duyệt. Khi lịch trình được chốt, cần thông báo cụ thể thời gian đến, danh sách người đi, hình thức thông báo có thể bằng văn bản, điện thoại, email hoặc fax.

b) Chuẩn bị nội dung công tác, tư liệu nghiên cứu, tham khảo

Về nội dung công tác, tùy theo tính chất và mục đích chuyến đi mà cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng: nếu đi ký kết hợp đồng, cần chuẩn bị bản dự thảo và các tài liệu pháp lý liên quan; nếu đi phổ biến nghị quyết, phải có đề cương báo cáo, toàn văn nghị quyết và tài liệu kèm theo; nếu đi tham dự hội nghị khoa học, cần chuẩn bị bài phát biểu, tham luận, báo cáo... Tất cả tài liệu cần được sắp xếp khoa học, phân loại theo buổi làm việc, để riêng trong từng bìa hồ sơ có nhãn phân biệt rõ ràng. Với công tác nước ngoài, nên sao lưu thành hai bộ và cất ở vị trí khác nhau để phòng trường hợp mất mát. Việc chuẩn bị nội dung này đòi hỏi sự phối hợp giữa thư ký hoặc Phòng Hành chính với các chuyên viên, bộ phận chức năng, theo chỉ đạo của lãnh đạo.

Ngoài nội dung chính, cần chuẩn bị các tài liệu nghiên cứu, tham khảo như văn bản pháp quy, hướng dẫn nghiệp vụ, tài liệu chuyên ngành trong nước và quốc tế. Các tài liệu này cần được chọn lọc, trích dẫn hoặc tổng hợp thành văn bản ngắn gọn, tránh mang theo sách báo cồng kềnh. Nên lưu trữ dưới dạng điện tử để tiện tra cứu trên thiết bị di động hoặc máy tính của lãnh đạo trong suốt chuyến đi.

c) Chuẩn bị phương tiện giao thông, ăn, ở, đi lại

Phương tiện giao thông, ăn ở và việc đi lại cũng là những yếu tố quan trọng cần chuẩn bị. Tùy theo địa điểm, thời gian và ngân sách cho phép, có thể lựa chọn đi lại bằng ô tô cơ quan, máy bay, tàu hỏa hay các phương tiện công cộng khác. Người tổ chức cần nắm chắc thông tin về giá vé, lịch trình, tiêu chuẩn công tác, đồng thời chủ động đặt phòng khách sạn, lên thực đơn ăn uống (nếu cần) và xếp lịch làm việc tại nơi đến. Cần lưu ý nhắc nhở người đi công tác chuẩn bị đầy đủ thuốc men, đồ dùng cá nhân cần thiết.

d) Chuẩn bị giấy tờ, kinh phí, lịch trình chuyến đi công tác

Các loại giấy tờ cần thiết bao gồm: giấy giới thiệu, giấy đi đường, hộ chiếu và visa (nếu đi công tác nước ngoài), căn cước công dân, các giấy tờ xác nhận chức danh chuyên môn hoặc đại diện cơ quan.

Bên cạnh đó, cần chuẩn bị đầy đủ kinh phí cho chuyến đi. Thư ký phối hợp với Phòng Hành chính để thực hiện việc tạm ứng chi phí theo đúng quy định. Với các chuyến đi nước ngoài, cần hạn chế mang theo tiền mặt, thay vào đó nên sử dụng thẻ tín dụng và đổi một phần ngoại tệ phù hợp cho chi tiêu cần thiết.

Người tổ chức cần lập lịch trình công tác chi tiết, in sao và gửi trước cho các bên liên quan để tiện phối hợp, đón tiếp và triển khai công việc một cách đồng bộ, hiệu quả.

4.5.4. Trách nhiệm của thư ký

a) Trường hợp có thư ký tháp tùng theo đoàn công tác

Trong trường hợp thư ký tháp tùng Giám đốc trong đoàn công tác, nhiệm vụ của họ thường bao gồm: hỗ trợ tiếp khách, phiên dịch, chuẩn bị hồ sơ cho các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp thông tin.

Để đảm bảo chuyến đi diễn ra thuận lợi, thư ký cần chuẩn bị kỹ lưỡng theo các bước sau: Lập danh sách các việc cần thực hiện, đánh dấu các mục đã hoàn thành; Lên một danh sách các vật dụng cần phải mang theo (đặc biệt hộ chiếu, visa, vé máy bay, tài liệu cần thiết cho chuyến công tác); Chuẩn bị danh sách vật dụng mang theo, đặc biệt là hộ chiếu, visa, vé máy bay, tài liệu công tác, và đánh dấu kiểm tra trước khi khởi hành.

Danh mục giấy tờ, vật dụng thiết yếu bao gồm: nhật ký hành trình, vé phương tiện giao thông, xác nhận khách sạn, hộ chiếu, visa, xác nhận tiêm chủng (nếu có), thẻ tín dụng, thư giới thiệu, danh sách đối tác làm việc, bảo hiểm du lịch, sổ địa chỉ, bằng lái xe quốc tế (nếu cần), lịch trình di chuyển, thông tin liên hệ, giấy tờ chứng minh sở hữu thiết bị, toa thuốc, kính mắt, tài liệu hội nghị, bản đồ địa phương, hướng dẫn khách sạn, từ điển, tài liệu tham khảo, hành lý phù hợp.

Thư ký cần nắm rõ ngày giờ khởi hành, địa điểm đến và thời gian trở về để chuẩn bị lịch trình chi tiết. Đồng thời, cần liên hệ với nơi đến để sắp xếp phương tiện, chỗ ở, ăn uống, lịch làm việc, đảm bảo phù hợp với sở thích và yêu cầu sinh hoạt phí của Giám đốc.

Về trang thiết bị, cần chuẩn bị đầy đủ giấy giới thiệu, thuốc men, bản đồ, thiết bị văn phòng và hồ sơ. Cần sao lưu dữ liệu trong USB/CD-ROM hoặc lưu vào ổ cứng di động và mang theo máy tính xách tay. Việc sử dụng điện thoại di động có kết nối internet cũng rất tiện lợi để gửi email, truy cập thông tin, liên hệ với đơn vị đầu mối. Nếu có máy ảnh kỹ thuật số, thư ký có thể chụp và chuyển hình ảnh ngay về cơ quan hoặc trình chiếu tại cuộc họp.

Kế hoạch làm việc hằng ngày cần được xây dựng rõ ràng, thư ký cũng phải chuẩn bị danh thiếp, thiệp mời, thẻ tín dụng (Visa/MasterCard), danh sách địa chỉ và số điện thoại các cơ quan cần liên hệ. Ngoài ra, thư ký nên chuẩn bị quà tặng mang tính đặc trưng văn hóa như tranh sơn mài, tranh thêu... để làm quà lưu niệm nếu cần thiết.

b) Trường hợp thư ký không tháp tùng theo đoàn công tác

Khi không trực tiếp tham gia đoàn công tác, thư ký vẫn đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hoạt động của cơ quan diễn ra thông suốt. Trước chuyến đi, thư ký cần tham dự cuộc họp bàn giao công việc giữa lãnh đạo và các cấp phó, ghi chép đầy đủ các nội dung được phân công xử lý trong thời gian lãnh đạo vắng mặt. Điều này bao gồm việc xác định rõ những công việc được ủy quyền cho cấp phó, cho thư ký hoặc cho chuyên viên phụ trách, cùng với mức độ thẩm quyền và trách nhiệm đi kèm; đồng thời phân loại những nội dung cần chờ lãnh đạo trực tiếp giải quyết sau khi trở về. Sau cuộc họp bàn giao, thư ký có trách nhiệm soạn thảo giấy ủy nhiệm công tác và trình lãnh đạo ký xác nhận.

Trong thời gian lãnh đạo đi công tác, thư ký phải tiếp tục duy trì hoạt động công việc thường nhật tại văn phòng, đồng thời hỗ trợ các cấp phó thực hiện tốt phần việc đã được bàn giao. Tất cả các thông tin đến - bao gồm điện thoại, thư từ, tin nhắn, khách đến liên hệ - đều phải được ghi chép, sắp xếp và xử lý khoa học. Đối với những vấn đề quan trọng hoặc phát sinh đột xuất, thư ký cần kịp thời tổng hợp và báo cáo nhanh chóng cho lãnh đạo qua điện thoại, email hoặc các kênh liên lạc phù hợp để xin chỉ đạo, hoặc để cập nhật tình hình khi lãnh đạo trở lại làm việc.

Sau chuyến công tác, thư ký là người đầu tiên hỗ trợ lãnh đạo tiếp cận lại tiến trình công việc tại cơ quan. Cần báo cáo nhanh những sự kiện nổi bật, trình bày nhật ký hoạt động trong thời gian lãnh đạo vắng mặt, đồng thời trình các văn bản, thư từ, sách báo đã nhận được. Bên cạnh đó, thư ký tiếp nhận các tài liệu thu thập trong chuyến đi để hỗ trợ lãnh đạo chỉnh lý, lập hồ sơ, chuẩn bị đề cương báo cáo nếu cần thiết, và thực hiện việc đánh máy, in ấn, sao lưu các tài liệu liên quan. Ngoài ra, cần hỗ trợ thủ trưởng soạn thảo và gửi thư cảm ơn đến các đối tác đã tiếp đón trong chuyến đi, đồng thời tiếp nhận hóa đơn, chứng từ để hoàn tất thủ tục thanh toán và lưu trữ hồ sơ công tác một cách đầy đủ, khoa học.

4.5.5. Trách nhiệm của người đi công tác

Cán bộ, nhân viên được cử đi công tác có trách nhiệm thực hiện đầy đủ và nghiêm túc chương trình, kế hoạch, nội dung công việc đã được phân công. Trong suốt thời gian công tác, tuyệt đối không lợi dụng giờ hành chính để giải quyết việc cá nhân hoặc tham gia các hoạt động không liên quan đến nhiệm vụ được giao. Mọi hành vi ứng xử cần đảm bảo tuân thủ chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, không gây ảnh hưởng đến hình ảnh, uy tín và thương hiệu của cơ quan, doanh nghiệp.

Trong quá trình công tác, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc hoặc các tình huống bất thường ngoài kế hoạch, người đi công tác phải chủ động báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo từ cấp có thẩm quyền để xử lý kịp thời, đúng quy định.

Đối với các chuyến công tác liên tỉnh hoặc đi công tác nước ngoài, cán bộ, nhân viên ngoài việc hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn còn cần thực hiện một số yêu cầu về thủ tục hành chính như: lập bảng xác nhận giờ công theo đúng mẫu quy định của đơn vị để chuyển cho Phòng Tổ chức - Hành chính (hoặc Phòng Nhân sự) phục vụ công tác chấm công, tính lương; đồng thời, cần hoàn thiện báo cáo tổng hợp kết quả thực hiện nhiệm vụ sau chuyến công tác. Báo cáo cần nêu rõ nội dung công việc đã triển khai, những kết quả đạt được, các đề xuất, kiến nghị (nếu có) nhằm phục vụ cho công tác quản lý, tổng kết và rút kinh nghiệm của cơ quan.