KHOA NGHIỆP VỤ CƠ BẢN

4.3. Tổ chức và điều hành cuộc họp

4.3.1. Nhận thức về cuộc họp

Họp là quá trình tập hợp, thảo luận của một số người để giải quyết các vấn đề hoặc quyết định điều gì đó, từ đó xác định những hành động cần phải thực hiện. Một cuộc họp điển hình là cuộc họp có mục đích rõ ràng, có bản tóm tắt chương trình cuộc họp, danh sách những vấn đề sẽ được thảo luận và được gửi trước cho các thành viên tham dự.

Một cuộc họp hiệu quả là cuộc họp có thể tổng hợp được kiến thức và sự đóng góp của tất cả mọi người cho mục đích của cuộc họp. Nếu không nó sẽ gây lãng phí rất lớn. Ngoài lãng phí thời gian của những người tham gia, cuộc họp không hiệu quả còn gây lãng phí về phòng ốc và các khoản chi phí phục vụ cho cuộc họp. Vì vậy, không nên triệu tập một cuộc họp nếu không có mục đích rõ ràng, không cần ý kiến tập thể, có cách giải quyết khác tốt hơn và không nhất thiết đến định kỳ thì phải họp. Để thực hiện được điều này, các cuộc họp được tiến hành phải lưu ý vấn đề sau:

Chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của các cấp quản lý trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng. Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra các quyết định quản lý, điều hành;

Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt của quản lý các bộ phận;

Phải có chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hoá quy định thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức phô trương;

Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý; phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, doanh nghiệp;

Văn phòng phải có sổ ghi chép những nội dung quan trọng trong cuộc họp để tiến hành thực hiện, nên có sổ họp nội bộ. Mỗi lần tổ chức hay tham gia cuộc họp, văn phòng cần ghi rõ các nội dung bao gồm ngày giờ, thành phần tham gia, nội dung triển khai, ý kiến của người tham gia, ký tên.

4.3.2. Phân loại cuộc họp

4.3.3. Trình tự tổ chức cuộc họp

Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của đơn vị mình và yêu cầu giải quyết công việc, quản lý các bộ phận chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức cuộc họp; phân công trách nhiệm đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức cuộc họp đó. Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải được thông báo trước cho các đối tượng được triệu tập hoặc mời tham dự. Các cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyết những công việc đột xuất, khẩn cấp.

Một trong những yêu cầu quan trọng nhất trong tổ chức cuộc họp là xác định rõ mục đích ngay từ giai đoạn chuẩn bị. Việc làm rõ mục đích không chỉ giúp người chủ trì lựa chọn nội dung phù hợp, mà còn tạo điều kiện để người tham dự chuẩn bị trước, đồng thời tránh việc triệu tập các cuộc họp không cần thiết, gây lãng phí thời gian và nguồn lực.

Thông thường, một cuộc họp hiệu quả sẽ tập trung vào một hoặc một số mục đích sau: giải quyết các vấn đề liên ngành hoặc liên bộ phận; truyền đạt quyết định mới từ lãnh đạo; thông báo hoặc phổ biến thông tin quan trọng đến tập thể; hướng dẫn triển khai các nhiệm vụ mới; thảo luận, phản ánh hoặc xử lý các vấn đề đang tồn tại; đưa ra và thống nhất các quyết định tập thể; thu thập ý kiến, đề xuất sáng kiến cải tiến; tạo diễn đàn đối thoại để đạt được sự đồng thuận chung.

Người chủ trì cần tuyên bố rõ ràng mục đích của cuộc họp ngay từ đầu, đảm bảo mọi người tham dự đều nắm được trọng tâm. Trong quá trình điều hành, khi nội dung thảo luận có nguy cơ đi chệch hướng, chủ trì cần chủ động nhắc lại mục tiêu, gợi mở lại nội dung chính và kiểm soát thời lượng dành cho từng vấn đề nhằm giữ cho cuộc họp đúng trọng tâm, đúng thời gian và đạt hiệu quả cao.

Việc chuẩn bị tổ chức cuộc họp cần được tiến hành chu đáo, đúng tiến độ, đảm bảo các yếu tố về nội dung, thành phần, điều kiện vật chất và tổ chức. Cơ quan, đơn vị được phân công phải xây dựng đầy đủ văn bản, tài liệu phục vụ cuộc họp, trong đó nêu rõ những vấn đề sẽ được thảo luận, các nội dung cần trao đổi hoặc lấy ý kiến. Với các tài liệu dài và nhiều nội dung, cần kèm theo bản tóm tắt để người tham dự dễ theo dõi, nắm bắt nội dung.

Người chủ trì có trách nhiệm lập kế hoạch tổ chức cuộc họp, trong khi người tổ chức cần thực hiện các công việc cụ thể sau: lập danh sách thành phần và số lượng người tham dự; xác định địa điểm và thời gian họp; chuẩn bị chương trình nội dung cụ thể của cuộc họp; soạn và gửi thư mời đúng hạn; chuẩn bị tài liệu, thiết bị và sơ đồ chỗ ngồi; bảo đảm các điều kiện về vệ sinh, ánh sáng, âm thanh, điều hòa; chuẩn bị nước uống, khăn phủ bàn, hoa (nếu cần); kiểm tra các thiết bị trình chiếu, ghi âm, ghi hình; nhắc nhở người tham dự trước thời gian họp ít nhất 60 phút.

Thành phần và số lượng người tham dự: người triệu tập cuộc họp cần cân nhắc kỹ thành phần tham dự dựa trên mục tiêu và nội dung cuộc họp. Ưu tiên người có thẩm quyền quyết định; người có chuyên môn liên quan nội dung họp; Người chịu trách nhiệm triển khai sau họp; người chịu ảnh hưởng bởi quyết định họp; người cần nắm bắt thông tin để thực hiện công việc.

Quản lý đơn vị được mời họp cần cử người phù hợp tham dự. Trường hợp bận công tác, có thể ủy quyền cấp dưới đủ năng lực đi họp thay.

Thời gian họp cần xác định rõ về ngày giờ, thời lượng và căn cứ theo tính chất cuộc họp: họp tham mưu thường không quá 1 buổi; họp chuyên môn thường từ 1 buổi đến 1 ngày (tối đa 2 ngày); họp tổng kết năm thường không quá 1 ngày; họp sơ kết chuyên đề thường từ 1 đến 2 ngày; họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ thường từ 1 đến 3 ngày; họp khác thường tối đa 2 ngày, tùy nội dung.

Yêu cầu trong quá trình tiến hành: việc trình bày nội dung tại cuộc họp cần ngắn gọn, đi thẳng vào nội dung trọng tâm. Người chủ trì chỉ nêu rõ các điểm cần tranh luận hoặc còn ý kiến khác nhau. Việc phát biểu cần tập trung vào những nội dung này để đi đến thống nhất. Kết luận của người chủ trì phải rõ ràng, cụ thể, phản ánh đúng tinh thần và nội dung của cuộc họp.

Chương trình cuộc họp là khung định hướng cuộc họp, gồm: chủ đề chính, thời gian, địa điểm; tên người chủ trì, người điều hành, người ghi biên bản; thành phần tham dự; danh sách nội dung thảo luận, người trình bày, thời lượng dự kiến; tính chất nội dung (thảo luận, quyết định, thông báo...); hướng dẫn chuẩn bị tài liệu (nếu cần). Chương trình cần được thiết kế hợp lý, tránh quá dài dòng, phân bổ thời gian hợp lý cho từng phần. Các nội dung nên gắn với mục tiêu tương lai thay vì chỉ phân tích vấn đề đã xảy ra. Sau khi hoàn thiện, chương trình cần in ấn và gửi cùng tài liệu họp đến người tham dự, đồng thời xác nhận việc nhận hồ sơ đầy đủ.

Thư mời họp cần nêu rõ: người triệu tập, chủ trì; thành phần tham dự; nội dung, thời gian, địa điểm; yêu cầu và chuẩn bị của người tham dự. Thư nên gửi trước ít nhất 3 ngày làm việc, kèm theo tài liệu, hướng dẫn và yêu cầu cụ thể.

Biên bản cuộc họp cần ghi rõ: danh sách người tham dự; nội dung trình bày và thảo luận; ý kiến của đại biểu; kết luận và quyết định chính thức.

Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi họp kết thúc, đơn vị được giao nhiệm vụ cần ban hành văn bản thông báo kết quả, gửi tới các bên liên quan. Nội dung văn bản cần thể hiện rõ: kết luận của người chủ trì; quyết định của cấp có thẩm quyền; phân công trách nhiệm cụ thể.

4.3.4. Trách nhiệm của những người tham gia cuộc họp

Người chủ trì cuộc họp cần quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian và lịch trình của cuộc họp; xác định thời gian tối đa cho mỗi người tham dự cuộc họp được trình bày ý kiến của mình một cách hợp lý. Người chủ trì cuộc họp có trách nhiệm điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra, có ý kiến kết luận cho tất cả các vấn đề đã được thảo luận tại cuộc họp trước khi kết thúc cuộc họp; giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ra văn bản thông báo kết quả cuộc họp đến những cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan.

Những người tham dự cuộc họp có trách nhiệm nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp nhận được trước khi đến dự cuộc họp; chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp. Phải đi dự họp đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết thời gian của cuộc họp, trường hợp đến trễ thì phải thông báo cho chủ toạ cuộc họp hoặc quản lý cấp trên. Chỉ trong trường hợp vì những lý do đột xuất và được sự đồng ý của người chủ trì thì người tham dự có thể rời cuộc họp trước khi cuộc họp kết thúc. Trong khi dự họp, không được làm việc riêng hoặc xử lý công việc không có liên quan đến nội dung cuộc họp. Không gọi hoặc nghe điện thoại trong phòng hợp. Trình bày ý kiến tham gia hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn, đi thẳng vào nội dung vấn đề và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho phép. Trong trường hợp được cử đi họp thay, thì phải báo cáo kết quả cuộc họp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị đã cử mình đi họp.

Thư ký ghi biên bản cuộc họp cần ghi chép đầy đủ và chính xác các nội dung đã được thảo luận cùng với những quyết định của cuộc họp, kết quả biểu quyết... Với những cuộc họp quan trọng, thư ký cần đọc thông qua nội dung biên bản trước khi kết thúc cuộc họp.

4.3.5. Những vấn đề cần chú ý để tổ chức thành công các cuộc họp

a) Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo

Để tổ chức một cuộc họp hiệu quả và thành công, công tác chuẩn bị đóng vai trò then chốt. Đây không chỉ là yêu cầu nghiệp vụ đối với cán bộ hành chính - văn phòng mà còn thể hiện năng lực tổ chức, tư duy hệ thống và tinh thần trách nhiệm trong công việc.

Trước hết, cần chuẩn bị đầy đủ văn phòng phẩm phục vụ ghi chép như giấy, bút, sổ tay cho người tham dự. Tại một số cơ quan, nên phát giấy có in tiêu đề để thống nhất hình thức, thuận tiện trong lưu trữ và sử dụng sau này.

Đối với các cuộc họp có sử dụng thiết bị công nghệ như máy chiếu, máy tính, màn chiếu, micro, đường truyền internet… cần kiểm tra kỹ lưỡng, chạy thử thiết bị trước giờ họp. Trường hợp phải thuê thiết bị từ bên ngoài, cần đặt trước và có phương án dự phòng nhằm tránh tình huống trục trặc kỹ thuật làm gián đoạn chương trình họp.

Nếu người tổ chức cũng đồng thời là người điều hành cuộc họp, cần chuẩn bị kỹ nội dung cần trao đổi, nghiên cứu các tài liệu liên quan, dự kiến các tình huống có thể phát sinh. Cần xây dựng danh sách câu hỏi hoặc nội dung gợi mở để khuyến khích thảo luận, đồng thời chuẩn bị sẵn các luận điểm, số liệu minh họa nhằm hỗ trợ cho việc giải thích và kết luận tại cuộc họp.

b) Điều tiết thời lượng cuộc họp hợp lý

Một trong những vấn đề quan trọng nhằm bảo đảm hiệu quả của cuộc họp là kiểm soát thời lượng diễn ra cuộc họp trong khuôn khổ hợp lý. Việc để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết không chỉ gây mệt mỏi cho người tham dự mà còn ảnh hưởng đến tiến độ xử lý các công việc khác.

Thông thường, nếu cuộc họp kéo dài trên 2 giờ đồng hồ, nên bố trí thời gian nghỉ giải lao ngắn từ 10 đến 15 phút để các thành viên có thời gian phục hồi thể chất và tinh thần. Sau một khoảng thời gian dài tập trung thảo luận, khả năng tiếp thu và phản biện của người tham dự sẽ giảm sút rõ rệt nếu không được nghỉ ngơi kịp thời.

Trong thời gian giải lao, các thành viên có thể tự do trao đổi, di chuyển hoặc thảo luận thêm ở khu vực hành lang. Đây cũng là cơ hội để thúc đẩy giao tiếp không chính thức, tạo sự thoải mái và mở rộng ý tưởng giữa các cá nhân và bộ phận.

Trường hợp đến cuối cuộc họp vẫn còn một số nội dung chưa thống nhất, người chủ trì cần có kết luận sơ bộ và định hướng rõ ràng về cách xử lý tiếp theo. Tùy mức độ quan trọng và tính cấp thiết của vấn đề, có thể tổ chức cuộc họp riêng với bộ phận liên quan hoặc đưa nội dung đó vào chương trình của phiên họp kế tiếp để tiếp tục thảo luận và quyết định.

c) Trao đổi trước cuộc họp để thống nhất định hướng

Trước khi diễn ra cuộc họp chính thức, người điều hành nên chủ động trao đổi sơ bộ với các bộ phận liên quan về nội dung dự kiến được đưa ra thảo luận. Việc tổ chức một cuộc trao đổi ngắn khoảng 10 đến 15 phút ngay trước buổi họp có thể giúp các bên hiểu rõ hơn về trọng tâm cuộc họp, chuẩn bị tốt hơn về nội dung và hạn chế tình trạng nêu ý kiến rời rạc hoặc quá nhiều quan điểm trái chiều, gây mất tập trung và làm giảm hiệu quả thảo luận.

Tuy nhiên, cần phân biệt rõ ràng giữa việc trao đổi định hướng và việc vận động định trước nội dung phát biểu. Việc trao đổi trước nhằm thống nhất nhận thức về mục tiêu và phạm vi nội dung chứ không phải để định hướng hoặc áp đặt ý kiến lên các thành viên. Tránh việc gợi ý các phát biểu theo một khuôn mẫu định sẵn, vì điều này có thể làm hạn chế tính sáng tạo, sự phản biện khách quan và những đóng góp thực chất cho cuộc họp.

Mục tiêu của việc trao đổi trước là tạo điều kiện để cuộc họp diễn ra suôn sẻ, có trọng tâm và đạt được sự đồng thuận cao, trên cơ sở các ý kiến được trình bày một cách chân thành, độc lập và xây dựng.

d) Bảo đảm nguyên tắc đúng giờ trong tổ chức cuộc họp

Việc đảm bảo đúng giờ trong tổ chức các cuộc họp là một nguyên tắc quan trọng thể hiện tính chuyên nghiệp và tôn trọng thời gian của các bên tham dự. Người điều hành cuộc họp cần đến trước tối thiểu 30 phút để kiểm tra lại chương trình, chuẩn bị tài liệu, thiết bị và nắm rõ tình hình bố trí cuộc họp. Trường hợp có đại biểu hoặc bộ phận đến muộn, cuộc họp vẫn cần được bắt đầu đúng giờ theo kế hoạch, tránh tạo tiền lệ xấu và ảnh hưởng đến kỷ luật chung.

Bên cạnh đó, người chủ trì và các thành viên tham dự không nên sắp xếp các cuộc hẹn khác ngay sau khi kết thúc dự kiến của cuộc họp, nhằm phòng trường hợp cuộc họp kéo dài hơn thời lượng ban đầu. Việc không chủ động trong thời gian dự phòng có thể gây gián đoạn công việc và ảnh hưởng đến uy tín tác phong chuyên môn.

Trong suốt quá trình diễn ra cuộc họp, người điều hành cần bám sát thời lượng đã phân bổ trong chương trình. Tùy theo tình hình thực tế, có thể linh hoạt điều chỉnh thời gian các phần trình bày, nhưng vẫn cần bảo đảm tiến độ chung và kết thúc đúng giờ quy định. Việc này giúp nâng cao hiệu quả tổ chức, tạo thói quen làm việc khoa học và giữ vững kỷ cương trong môi trường hành chính - chuyên nghiệp.

đ) Ghi biên bản cuộc họp đầy đủ, chính xác

Biên bản cuộc họp là tài liệu chính thức ghi lại diễn biến, nội dung, ý kiến và kết luận tại cuộc họp, có giá trị pháp lý và quản trị trong công tác điều hành. Do đó, việc ghi biên bản cần được thực hiện một cách cẩn trọng, chính xác và trung thực. Trong trường hợp chưa có người đảm nhiệm rõ ràng, thư ký điều hành có thể kiêm nhiệm công việc ghi biên bản. Sau cuộc họp, cần in sao biên bản thành các bản chính thức để gửi tới các bên liên quan, đảm bảo mọi người đều nắm được kết quả và nhiệm vụ được phân công sau cuộc họp.

Trong quá trình diễn ra cuộc họp, người tham dự nên tập trung theo dõi và chủ động ghi chú những nội dung cốt lõi, đặc biệt là các vấn đề có liên quan trực tiếp đến nhiệm vụ của mình. Do các chủ đề có thể thay đổi liên tục, việc ghi chú giúp tránh tình trạng ngắt lời người khác hoặc bỏ sót thông tin quan trọng. Những vấn đề chưa được nêu ra tại cuộc họp nhưng cần trao đổi thêm có thể được xử lý sau đó thông qua thảo luận nội bộ hoặc làm việc trực tiếp với bộ phận liên quan, tránh làm kéo dài thời gian họp không cần thiết.

e) Một số chú ý khác

Người điều hành cuộc họp cần chủ động tạo không khí thảo luận cởi mở, dân chủ, khuyến khích các thành viên tham gia đóng góp ý kiến. Khi thấy cuộc họp có dấu hiệu trầm lắng, nên đặt ra những câu hỏi ngắn gọn, đúng trọng tâm và mang tính khơi gợi để thúc đẩy thảo luận chung. Tránh chỉ định cá nhân cụ thể trả lời nếu không cần thiết để tránh áp lực và tăng tính chủ động. Trong trường hợp có ý kiến lan man hoặc thiên về quan điểm cá nhân, người điều hành cần khéo léo điều chỉnh, nhắc nhở nhẹ nhàng để giữ đúng tiến trình. Nếu có nhiều ý kiến lặp lại, cần đề nghị các phát biểu sau không trùng lặp để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả cuộc họp.

Khi cuộc họp có dấu hiệu trùng xuống hoặc không khí trở nên nhàm chán, người điều hành cần nhanh chóng có biện pháp điều tiết để khơi dậy sự tập trung. Có thể rút ngắn thời lượng các phần trình bày, thay đổi giọng điệu, cách dẫn dắt hoặc đưa ra các câu hỏi gợi mở để khơi gợi sự tương tác. Cần chú ý quan sát ngôn ngữ cơ thể của người tham dự để nhận biết mức độ chú ý và điều chỉnh kịp thời. Đồng thời, kịp thời ngăn chặn các thảo luận ngoài lề, cuộc trò chuyện riêng hoặc hành vi gây xao nhãng, bảo đảm cuộc họp giữ được tính nghiêm túc và hiệu quả.

Người điều hành cần tạo bầu không khí cởi mở, thân thiện để khuyến khích mọi người phát biểu ý kiến cá nhân, nhất là những ý kiến trái chiều hoặc chưa đồng thuận. Khi nhận thấy có một số người có xu hướng e ngại hoặc bị lấn át bởi đa số, cần chủ động mời họ chia sẻ quan điểm và lý do. Sự tôn trọng và ghi nhận các ý kiến đối lập sẽ góp phần làm phong phú nội dung thảo luận, từ đó lựa chọn được phương án tối ưu. Nếu có ý kiến sáng tạo, thiết thực thì cần ghi nhận để xem xét áp dụng; còn với những ý kiến chưa phù hợp, người điều hành cần khéo léo giải thích và đưa ra hướng xử lý phù hợp, tránh gây cảm giác bị bác bỏ.

Khi đặt câu hỏi hoặc đưa ra vấn đề, người điều hành cần hướng ánh nhìn về toàn thể người tham dự thay vì chỉ tập trung vào một cá nhân. Việc này không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn giúp tất cả mọi người cảm thấy mình đang được mời gọi tham gia, từ đó nâng cao sự chủ động và hứng thú đóng góp ý kiến. Giao tiếp bằng ánh mắt và thái độ tích cực sẽ góp phần làm tăng hiệu quả tương tác trong cuộc họp.

Trong suốt quá trình diễn ra cuộc họp, tuyệt đối không nên đưa ra các nhận xét mang tính chất chỉ trích, chê bai hoặc nói xấu người khác - đặc biệt là với những cá nhân không có mặt tại cuộc họp. Cần phân biệt rõ giữa góp ý mang tính xây dựng và hành vi công kích cá nhân. Một ý kiến đóng góp đúng mực là nhằm cải thiện hiệu quả công việc, mang tinh thần khách quan, thiện chí; ngược lại, những lời nói mang tính thành kiến, xúc phạm sẽ làm ảnh hưởng đến không khí chung, gây chia rẽ nội bộ và giảm hiệu quả làm việc nhóm. Trong trường hợp cần góp ý liên quan đến cá nhân vắng mặt, chỉ nên nêu vấn đề ở mức độ cần thiết, hạn chế nêu tên cụ thể nếu không thật sự cần thiết và không đưa ra đánh giá khi người đó không thể phản hồi.

Sau cuộc họp, người chủ trì hoặc người điều hành nên dành thời gian trao đổi thân mật với các thành viên tham dự. Việc này không chỉ giúp củng cố mối quan hệ đồng nghiệp mà còn thể hiện sự trân trọng đối với những ý kiến đóng góp trong cuộc họp. Cử chỉ ghi nhận, lời cảm ơn chân thành và sự khuyến khích đúng lúc sẽ tạo động lực để các thành viên tích cực hơn trong các cuộc họp tiếp theo. Bầu không khí thân thiện sau cuộc họp cũng là cơ hội tốt để giải tỏa áp lực, tạo sự đồng thuận và thúc đẩy tinh thần hợp tác trong công việc.