KHOA NGHIỆP VỤ CƠ BẢN

4.6. Soạn thảo và trình bày văn bản, thư tín thương mại

4.6.1. Soạn thảo và trình bày văn bản hành chính

a) Phân loại văn bản, bản sao văn bản

•Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, doanh nghiệp.

•Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

•Bản sao y: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

•Bản sao lục: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

•Bản trích sao: là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

b) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, bản sao văn bản

Khổ giấy: khổ A4 (210 mm x 297 mm).

Kiểu trình bày: theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.

Định lề trang: cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm.

Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.

Cỡ chữ và kiểu chữ: theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.

Vị trí trình bày các thành phần thể thức: được thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục này.

Số trang văn bản: được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

•Bản sao sang định dạng điện tử:

Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.

Tiêu chuẩn của văn bản số hóa: Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên. Ảnh màu. Độ phân giải tối thiểu: 200dpi. Tỷ lệ số hóa: 100%.

•Đối với bản sao sang định dạng giấy:

Thể thức bản sao sang định dạng giấy:

Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.

Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản.

Địa danh và thời gian sao văn bản.

Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền sao văn bản.

Dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản.

Nơi nhận.

Kỹ thuật trình bày bản sao sang định dạng giấy

Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy (khổ A4), ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

Các cụm từ “SAO Y”, “SAO LỤC”, “TRÍCH SAO” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiêu chữ đứng, đậm.

c) Nội dung và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức của văn bản

Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính như:

Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.

Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”: được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được căn giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt căn giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

BỘ CÔNG AN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY

Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.

Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.

Ký hiệu của văn bản

Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ.

Số: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BNV-VP; Số: 12/UBND-VX

Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.

Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.

Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.

Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.

Hà Nội, ngày 05 tháng 01 năm 2025

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm 2025

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

KẾ HOẠCH

Tuyên truyền, phổ biến pháp luật, kiến thức về phòng cháy, chữa cháy

V/v thực tập phương án chữa cháy

Căn cứ ban hành văn bản:

Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).

Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

Bố cục của nội dung văn bản: tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.

Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm

Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.

Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. Nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.

Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.

Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.

Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký

Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định.

Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.

Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức. Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.

Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ công tác ở phía trên họ tên người ký.

Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

CHỦ TỊCH

Nguyễn Văn A

Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.

Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.

Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: không hiển thị.

Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

Nơi nhận văn bản gồm: nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản.

Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên) và Công văn, nơi nhận bao gồm:

Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.

Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.

Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.

Phần nơi nhận tại ô số 9a (áp dụng đối với Tờ trình, Báo cáo của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên và Công văn): từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:). Nếu văn bản gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp văn bản gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng, tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-), cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm (.); các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm (:).

Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với các loại văn bản): từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm (.).

Nơi nhận:

•Phòng Nhân sự;

•Phòng Kế toán;

•Lưu: VT, PHC.

Nơi nhận: (đối với công văn)

•Như trên;

•Lưu: VT, PHC.

Ngoài các thành phần quy định trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như:

Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.

Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên Phụ lục (nếu có) được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.

Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số .../...-... ngày .... tháng .... năm ....) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.

Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục.

Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo, cụ thể:

Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của mỗi tệp tin.

Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.

Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.

Dấu chỉ độ mật:

TUYỆT MẬT

TỐI MẬT

MẬT

Dấu chỉ mức độ khẩn:

Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo các mức sau: hoả tốc, thượng khẩn, khẩn.

HỎA TỐC

THƯỢNG KHẨN

KHẨN

Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành:

Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”. Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này, trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

XEM XONG TRẢ LẠI

LƯU HÀNH NỘI BỘ

d) Thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần của bản sao văn bản

•Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.

•Tiêu chuẩn của văn bản số hóa: Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên. Ảnh màu. Độ phân giải tối thiểu: 200dpi. Tỷ lệ số hóa: 100%.

•Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên bản sao định dạng điện tử: Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản, trình bày tại ô số 14 Mục IV Phần I Phụ lục Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị. Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

•Thể thức bản sao sang định dạng giấy:

Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.

Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản.

Địa danh và thời gian sao văn bản.

Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền sao văn bản.

Dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản.

Nơi nhận.

•Kỹ thuật trình bày bản sao sang định dạng giấy

Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy (khổ A4), ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

Các cụm từ “SAO Y”, “SAO LỤC”, “TRÍCH SAO” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiêu chữ đứng, đậm.

4.6.2. Soạn thảo và trình bày thư tín thương mại

a) Vai trò của thư tín thương mại

Thư thương mại là phương tiện liên lạc kinh doanh giữa công ty này với một công ty khác. Một công ty thường được đánh giá qua việc trình bày hình thức và nội dung của thư từ giao dịch. Một bức thư được viết cẩn thận, trình bày chuẩn mực thể hiện sự tôn trọng đối tác, gây ấn tượng tốt cho người nhận thư, mang lại hiệu quả tốt đẹp trong quá trình hợp tác.

Trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, tại Việt Nam đã hình thành nhiều loại hình doanh nghiệp. Mối liên hệ làm ăn và giao dịch giữa các công ty trong nước và với các công ty nước ngoài ngày càng được thúc đẩy, thư tín thương mại ngày càng được sử dụng phổ biến. Bên cạnh việc sử dụng văn bản hành chính trong các trường hợp giao dịch mang tính pháp lý, thư thương mại cũng phát huy mạnh mẽ vai trò của mình trong hoạt động giao tiếp của các doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực giao tế, marketing và tiếp thị.

b) Những thông lệ trong cách trình bày thư tín thương mại

•Có thể dùng phong bì loại có cửa sổ hoặc không có cửa sổ.

•Cách ghi địa chỉ: cần lưu ý trình bày thích hợp vị trí của các địa chỉ.

Đối với loại phong bì có chừa trống cửa sổ, phần địa chỉ được đánh chữ ở tờ trong phải hiện ra với các khoảng trống cách các rìa trái, phải, và đáy của khung cửa số ít nhất 1/4 inch (0,64 cm).

•Lề trên: cách mép trên 5cm (Phần này thường dùng để trình bày tiêu đề).

•Lề dưới: cách mép dưới 5cm.

•Lề trái: cách mép trái từ 2,5cm - 3,5cm.

•Lề phải: cách mép phải từ 2,5cm - 3,5cm.

c) Trình bày thư thương mại tiếng Việt

Thông thường các cơ quan, doanh nghiệp sử dụng loại giấy có in sẵn tiêu đề của cơ quan, doanh nghiệp mình, bao gồm: logo, tên cơ quan, doanh nghiệp, địa chỉ, điện thoại, fax, email, website...

Hàng ngày tháng năm được trình bày dưới dòng cuối cùng của phần tiêu đề ít nhất ba dòng trống, trình bày bằng chữ thường, in nghiêng.

Trước ngày tháng năm ghi rõ địa danh.

Thư tín giao dịch, nhất là khi giao dịch quốc tế thì đều có địa chỉ bên trong. Gọi là địa chỉ bên trong vì địa chỉ bên trong giống như địa chỉ bên ngoài phong bì thư. Ưu điểm của địa chỉ bên trong là không cần phải viết địa chỉ bên ngoài, nếu bỏ vào bao thư có cửa sổ và để lưu hồ sơ sau này.

Địa chỉ người nhận ghi trong thư gồm có tên và địa chỉ người nhận thư. Khi gửi thư đến một cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp, địa chỉ người nhận gồm cả tên của cá nhân đó và tên của cơ quan, doanh nghiệp, đồng thời cũng có thể gồm cả chức danh của cá nhân đó.

Nơi địa chỉ người nhận trên trang thư tín về phía lề trái của tờ thư tín, dưới dòng địa danh, ngày tháng năm một khoảng cách ít nhất là hai dòng và không quá mười hai dòng. Vị trí chính xác của dòng đầu ghi địa chỉ người nhận tùy thuộc vào độ dài, ngắn của bức thư tín. Địa chỉ người nhận không vượt quá khoảng cách giữa của trang thư tín. Nếu dòng chữ quá dài thì nên ngắt dòng cho hợp lý xuống dòng kế tiếp và thụt vào ba ký tự. Địa chỉ được trình bày theo cách dòng đơn.

Nếu thư được gửi đến một phòng ban nào đó trong cơ quan, doanh nghiệp, hãy đặt tên cơ quan, doanh nghiệp ở dòng đầu tiên và tên phòng ban nơi dòng kế tiếp (dòng thứ hai).

Lời chào mở đầu nên xưng hô cùng một chức danh và tên gọi như trên hàng địa chỉ bên trong. Dùng lời chào trang trọng, lịch sự hay thân mật tùy thuộc vào mức độ quan hệ giao tiếp và nội dung giao tiếp.

Lời chào mở đầu được ghi bên dưới địa chỉ người nhận, cách hai dòng, thẳng hàng về phía lề trái.

Viết hoa cho từ ngữ đầu tiên, danh xưng và tên. Nên chọn hình thức chào đúng cách. Lời chào thân mật được sử dụng trong thư thương mại dù cho người viết thư có quen biết với người nhận hay không.

Cần lưu ý khi trình bày lời chào mở đầu: không nên sử dụng một chức vụ trong lời chào mở đầu.

Hàng chủ đề nêu ý chính của thư, thường ngắn gọn cô đọng trong một dòng và được trình bày giữa lời chào mở đầu và nội dung thân thư.

Nhiều đơn vị kinh doanh nêu vấn đề cần bàn thảo ở đầu thư ngay sau phần chào hỏi và như thế giúp cho người đọc thấy được việc cần giải quyết. Như vậy, bức thư có thể được chuyển ngay đến cho cá nhân hay bộ phận có trách nhiệm liên quan để giải quyết cho dù không có chi tiết tham chiếu nào được nêu. Nhờ có chủ đề này, chỉ cần đọc lướt qua các trang là đủ, rất thuận tiện. Chủ đề được đặt giữa dòng sát lề bên trái.

Phần thân của thư tín bao gồm đoạn mở đầu, đoạn hoặc các đoạn tiếp theo và đoạn kết thúc. Đoạn mở đầu và đoạn kết thúc nêu càng ngắn càng tốt. Tùy loại thư mà trình bày thẳng lề trái hay thụt đầu dòng và mỗi lần xuống hàng thì cách một dòng trống.

Đoạn mở đầu: mặc dù không có quy định cứng nhắc về vấn đề này, song thông thường nên nêu ra càng sớm càng tốt. Đoạn mở đầu thường nêu đề tài chính của thư cùng cảm nghĩ của người viết đối với vấn đề. Các tình cảm hân hoan, nuối tiếc, ngạc nhiên, biết ơn hay cảm giác khác có thể ghi lại một cách dễ dàng trong đoạn mở đầu này. Câu nhập đề ngắn, gọn thường thu hút sự chú ý hiệu quả hơn là câu nói dài dòng.

Những đoạn tiếp theo: từng khía cạnh của vấn đề cần có một đoạn riêng. Từng đoạn trình bày ngắn gọn, mạch lạc. Các đoạn cần liên quan đến nhau một cách chặt chẽ.

Đoạn kết thúc của thư tín: được sử dụng để kết thúc bức thư, nhằm tóm lược các diễn biến trước đó. Đoạn này cần trình bày đơn giản, dễ hiểu, nêu sự chân thành của người viết thư và trình bày sự mong muốn hoặc chiếu cố đến cơ quan, doanh nghiệp mình.

Về hình thức, nội dung thư được trình bày cách dòng đơn, trừ khi nội dung này quá ngắn. Nhiều cơ quan, doanh nghiệp thiết kế giấy để trình bày thư tín như là hình thức thể hiện văn hóa của cơ quan, doanh nghiệp.

Khi trình bày, nên cách dòng giữa các đoạn trong thư.

Các phần mục của nội dung thư được đánh con số trong mỗi phần mục, theo sau con số là dấu chấm hoặc đặt con số trong dấu ngoặc đơn.

Nơi bắt đầu mỗi dòng chữ trong mỗi phần mục phải thụt vào hai dấu cách phía sau con số.

Các dòng chữ trong mỗi phần mục được đánh cách dòng đơn. Giữa hai phần mục cách dòng đôi.

Được trình bày dưới dòng cuối cùng của đoạn kết thúc thư một dòng trống, đặt thẳng lề trái hay về phía bên phải của thư tùy theo kiểu loại trình bày.

Thông thường người ta kết thúc thư bằng lời chào thân mật hoặc trân trọng.

Với những thư tín dài, phải viết qua trang khác, ít nhất phải có hai dòng chữ trên trang có ghi lời chào cuối thư. Tuy nhiên, thông thường thư tín giao dịch công việc hoặc thương mại nên viết trong một trang và gửi lời chào ở phía dưới của thư.

Khi viết thư với tư cách là một nhân viên của cơ quan, doanh nghiệp, chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung thư thì sau lời chào kết thúc sẽ để cách hai dòng và sau đó đánh máy chữ in toàn bộ tên của cơ quan, doanh nghiệp.

Sau lời chào kết thúc hoặc sau tên cơ quan, doanh nghiệp là chữ ký của người gửi. Dòng kế tiếp là tên người gửi, sau đó dòng kế tiếp nữa mới là chức danh người gửi.

Khi tên của cơ quan, doanh nghiệp được ghi ở phần cuối thư, tên người viết dưới tên cơ quan, doanh nghiệp bốn dòng, chức vụ người viết đặt ở dòng kế tiếp. Khi không ghi tên cơ quan, doanh nghiệp trong phần cuối thư thì tên và chức vụ được ghi dưới lời chào cuối thư bốn dòng.

Dưới chữ ký là tên của người gửi. Tên người gửi được trình bày bằng chữ thường, viết hoa ký tự đầu mỗi âm tiết.

d) Soạn thảo một số thư thương mại thông dụng

Thư cảm ơn bày tỏ sự vui mừng, hân hoan khi có được cơ may trong kinh doanh của cơ quan, doanh nghiệp.

Có thể thư cảm ơn một khách hàng mới về đơn đặt hàng đầu tiên; thư cảm ơn một khách hàng mới về đơn đặt hàng lớn hoặc về công việc làm ăn thường xuyên; thư cảm ơn khách hàng đã thanh toán ngay một khoản tiền lớn khi mua hàng; thư cảm ơn người đã cung cấp thông tin hoặc góp ý cho sản phẩm, dịch vụ hoặc giúp một việc gì đó tạo cơ hội cho hoạt động kinh doanh của cơ quan, doanh nghiệp.

Tùy theo mục đích của mỗi lá thư viết cho những trường hợp khác nhau mà xác định những ý chính của bức thư sao cho phù hợp. Thông thường nội dung thư bao gồm: cảm ơn khách hàng; hy vọng có nhiều dịp mở rộng mối liên hệ giữa cơ quan, doanh nghiệp và khách hàng; lời hứa làm cho mối liên hệ ngày càng tốt đẹp hơn.

Thư chia vui hay còn gọi là thư chúc mừng, là thư bày tỏ niền hân hoan, phấn khởi của mình khi thấy khách hàng hoặc đối tác thân quen đạt nhiều kết quả mỹ mãn trong công việc kinh doanh hoặc trong cuộc sống.

Thư này được viết nhân dịp người quen được bổ nhiệm, thăng chức; nhân được những giải thưởng lớn; mở nhiều cơ sở sản xuất, kinh doanh, dịch vụ; nhân dịp ngày cưới, ngày sinh... của khách hàng quen biết...

Nội dung lá thư thường bao gồm: lời chúc mừng khi nhận được tin vui; bày tỏ tình cảm của mình khi nhận được tin vui; chúc sự thành đạt trong tương lai.

Thư thăm hỏi biểu thị sự quan tâm đối với bạn hàng trong sản xuất, kinh doanh khi biết tin họ gặp những điều không hay, rủi ro trong cuộc sống, công việc.

Nội dung thư thường thể hiện sự cảm thông sâu sắc khi nhận được tin không vui; bày tỏ tình cảm của mình khi nhận được tin không vui; hành động cụ thể để chia sẻ lúc khó khăn; mong sớm khắc phục hậu quả, khôi phục lại hoạt động bình thường.

Đây là thư người mua muốn biết giá hàng hóa của mình cần mua và trả lời của người bán đối với thư hỏi giá của người mua.

Nội dung của thư hỏi giá thường bao gồm: nêu vấn đề người viết muốn hỏi; nêu những yêu cầu kèm theo.

Thư phúc đáp thường bao gồm: trả lời ngày khi nhận được tin hỏi giá; đối với khách hàng quen thì thể hiện sự vui mừng khi tiếp tục nhận được thư hỏi giá về mặt hàng mới; đối với khách hàng chưa quen thì bày tỏ sự hân hoan khi nhận được thư hỏi giá và hy vọng mối liên hệ làm ăn bền chặt lâu dài sau này.

Đây là thư của nhà sản xuất, nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ báo cho khách hàng biết giá của loại hàng hóa hoặc dịch vụ khách hàng cần.

Nội dung của thư báo giá, đó là lời cảm ơn về thư hỏi giá; cho biết chi tiết về giá, về mức chiết khấu và cách thức thanh toán; nêu rõ giá gồm những gì (đóng gói, vận chuyển, bảo quản, thuế...); cam kết liên quan đến giao hàng; thời hạn có hiệu lực của giá; hy vọng thư báo giá sẽ được chấp nhận.

Đây là thư mà nhà sản xuất, nhà cung cấp tự báo, tự giới thiệu cho khách hàng biết về hàng hóa hoặc dịch vụ do mình sản xuất hoặc cung ứng để khách hàng có lựa chọn và đặt mua.

Nội dung của thư này thể hiện sự quan tâm của khách hàng đối với hàng hóa hoặc dịch vụ của mình; giới thiệu những đặc điểm nổi bật của sản phẩm hoặc dịch vụ; giới thiệu chế độ khuyến mãi, hậu mãi; bày tỏ mong muốn được cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng.

Đây là thư viết cho nhà sản xuất, nhà cung cấp để đặt mua hàng mà mình yêu cầu. Thông thường người mua và người bán dùng mẫu đặt sẵn. Nếu đặt qua điện thoại thì sau đó cần xác nhận lại bằng văn bản.

Nội dung của thư cần nêu đầy đủ và mô tả chi tiết hàng hóa muốn đặt mua, số lượng, giá cả và số thứ tự trong mẫu hàng nếu có; những yêu cầu có liên quan đến giao hàng như ngày giờ giao hàng, phương thức vận chuyển, cước phí...; xác định phương thức thanh toán dựa trên sự đồng ý qua đàm phán ban đầu.

Đây là loại thư tín thể hiện sự phàn nàn về hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp. Viết thư khiếu nại thường xảy ra trong các tình huống như: hàng gửi sai quy cách; số lượng không đúng yêu cầu; hàng giao bị hỏng hoặc chậm trễ; giá cả không phù hợp như đã thỏa thuận; cung cách phục vụ không thỏa mãn yêu cầu đặt ra. Nội dung của thư thể hiện sự đáng tiếc phải khiếu nại; nêu rõ vụ việc khiếu nại; nêu lý do không hài lòng và yêu cầu được giải thích; đề nghị biện pháp giải quyết.

Đây là thư đề nghị khách hàng thanh toán những khoản còn nợ trong việc mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ.

Nội dung thư nhắc lại các khoản nợ chưa được thanh toán; nêu thiện chí, sự chờ đợi nhẫn nại của nhà cung cấp trong vấn đề này cùng với trở ngại do số tiền nợ chưa được thanh toán; bày tỏ sự tiếc nuối phải áp dụng biện pháp bắt buộc để số tiền nợ được thanh toán; hy vọng khách hàng sớm thu xếp thanh toán và duy trì mối quan hệ lâu dài.

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 4

Câu 1. Trình bày tầm quan trọng của việc quản lý thời gian và nêu 5 giai đoạn quản lý thời gian hiệu quả

Câu 2. Trình bày nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp qua điện thoại.

Câu 3. Trình bày vai trò của việc đón tiếp khách. Cần chú ý gì khi tổ chức đón tiếp khách nước ngoài?

Câu 4. Trình bày các quy tắc sắp xếp theo ngôi thứ khi tổ chức chiêu đãi khách.

Câu 5. Trình bày trình tự tổ chức cuộc họp và những vấn đề cần lưu ý khi tổ chức cuộc họp.

Câu 6. Trình bày trách nhiệm của những người tham gia cuộc họp. Để tổ chức thành công các cuộc họp cần lưu ý những nguyên tắc nào?

Câu 7. Trình bày ý nghĩa của các sự kiện. Nêu những công việc cần thực hiện trước, trong và sau sự kiện.

Câu 8. Trình bày những nội dung cần thực hiện khi lên kế hoạch các chuyến đi công tác. Trình bày những nội dung cần chuẩn bị cụ thể cho các chuyến đi công tác.

Câu 9. Trình bày kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức của văn bản.

PHỤ LỤC

Phụ lục 1: SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Ô số

Thành phần thể thức văn bản

1

Quốc hiệu và Tiêu ngữ

2

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3

Số, ký hiệu của văn bản

4

Địa danh và thời gian ban hành văn bản

5a

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b

Trích yếu nội dung công văn

6

Nội dung văn bản

7a, 7b, 7c

Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8

Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức

9a, 9b

Nơi nhận

10a

Dấu chỉ độ mật

10b

Dấu chỉ mức độ khẩn

11

Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

12

Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành

13

Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

14

Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử

SƠ ĐỒ

Phụ lục 2: Một số biểu mẫu văn bản có liên quan đến cơ quan, doanh nghiệp trong lĩnh vực phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ

……(1)……

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc

 BIÊN BẢN TỰ KIỂM TRA

Về phòng cháy, chữa cháy

Hồi…… giờ …… ngày ... tháng ……. năm ........,

Chúng tôi gồm (2):

•Ông/bà: ………………………….. ; chức vụ: .............................................

•Ông/bà: ………………………….. ; chức vụ: .............................................

Đã tiến hành kiểm tra đối với:....................................(3)................................

1. Nội dung và kết quả kiểm tra như sau:

……………………………………(4)………………………………………

2. Kiến nghị.

……………………………………(5)………………………………………

Việc kiểm tra được kết thúc vào hồi .... giờ….. ngày ... tháng …… năm …….

NGƯỜI KIỂM TRA

(Ký ghi rõ họ, tên)

Ghi chú:

(1) Tên cơ sở.

(2) Ghi tên người kiểm tra; người đại diện khu vực, hạng mục được kiểm tra (nếu có).

(3) Ghi khu vực, hạng mục được kiểm tra.

(4) Ghi rõ kết quả kiểm tra và sơ hở, thiếu sót, vi phạm về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ được phát hiện trong quá trình kiểm tra theo các nội dung sau:

•Việc trang bị phương tiện, hệ thống phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ, hệ thống điện phục vụ phòng cháy và chữa cháy, nguồn nước chữa cháy bảo đảm/không bảo đảm theo quy định (đối với trường hợp kiểm tra lần đầu hoặc khi có thay thế, trang bị bổ sung):

•Chủng loại, số lượng và vị trí bố trí phương tiện chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ;

•Chủng loại, số lượng và vị trí bố trí hệ thống phòng cháy, chữa cháy (hệ thống báo cháy tự động, hệ thống chữa cháy tự động, hệ thống chữa cháy bằng nước);

•Hệ thống điện phục vụ phòng cháy và chữa cháy: nguồn điện lưới, nguồn điện dự phòng;

•Nguồn nước chữa cháy: Bồn, bể chứa nước, ao, hồ, sông, suối (số lượng, vị trí, khả năng lấy nước bằng các phương tiện chữa cháy: xe chữa cháy, máy bơm chữa cháy); trụ cấp nước chữa cháy (số lượng, vị trí bố trí).

•Việc duy trì hoạt động các phương tiện, hệ thống phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ, hệ thống điện phục vụ phòng cháy và chữa cháy; nguồn nước chữa cháy đã được trang bị bảo đảm/không bảo đảm theo quy định (kiểm tra thực tế và thử nghiệm xác suất hoạt động của phương tiện, hệ thống phòng cháy, chữa cháy, hệ thống điện phục vụ chữa cháy, nguồn nước chữa cháy):

•Tình trạng duy trì số lượng, chủng loại, chất lượng của phương tiện chữa cháy thông dụng, dụng cụ phá dỡ thô sơ;

•Tình trạng duy trì hoạt động của các thiết bị thuộc hệ thống phòng cháy, chữa cháy;

•Tình trạng duy trì hoạt động của hệ thống phòng cháy, chữa cháy;

•Tình trạng duy trì hoạt động của hệ thống điện phục vụ phòng cháy và chữa cháy;

•Tình trạng duy trì nguồn nước chữa cháy (trữ lượng, lưu lượng, khả năng lấy nước bằng các phương tiện chữa cháy: xe chữa cháy, máy bơm chữa cháy).

•Việc lắp đặt, duy trì hoạt động của thiết bị truyền tin báo cháy kết nối với hệ thống Cơ sở dữ liệu về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ và truyền tin báo cháy; khai báo, cập nhật dữ liệu về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ bảo đảm/không bảo đảm theo quy định:

•Trang bị thiết bị truyền tin báo cháy và kết nối với hệ thống Cơ sở dữ liệu về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ và truyền tin báo cháy;

•Tình trạng duy trì kết nối với hệ thống Cơ sở dữ liệu về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ và truyền tin báo cháy;

•Thực hiện khai báo, cập nhật dữ liệu về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ (khai báo lần đầu hoặc khi có thay đổi thông tin đã khai báo trước đó).

•Tình trạng duy trì điều kiện an toàn phòng cháy trong sử dụng nguồn lửa, nguồn nhiệt, thiết bị, dụng cụ sinh lửa, sinh nhiệt, chất dễ cháy, nổ bảo đảm/không bảo đảm theo quy định.

•Việc duy trì khoảng cách phòng cháy, chữa cháy, đường, bãi đỗ, khoảng trống phục vụ hoạt động phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ bảo đảm/không bảo đảm theo quy định:

•Tình trạng duy trì khoảng cách phòng cháy, chữa cháy giữa các nhà, công trình;

•Tình trạng duy trì đường, bãi đỗ, khoảng trống phục vụ hoạt động phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ.

•Việc duy trì giải pháp thoát nạn, ngăn cháy, chống cháy lan, chống khói bảo đảm/không bảo đảm theo quy định:

•Tình trạng duy trì lối thoát nạn, đường thoát nạn của gian phòng, khu vực, nhà, công trình;

•Tình trạng duy trì các giải pháp ngăn cháy, chống cháy lan đã được thi công, lắp đặt; việc bố trí, sắp xếp vật tư, hàng hóa, phương tiện giao thông, vật dụng, thiết bị khác ảnh hưởng đến ngăn cháy, chống cháy lan.

•Tình trạng chấp hành nội quy phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ (kiểm tra xác suất nhận thức và việc chấp hành của người dân/người lao động tại cơ sở).

•Tình trạng duy trì các biển cấm, biển báo, biển chỉ dẫn đã được niêm yết, lắp đặt bảo đảm/không bảo đảm theo quy định.

•Việc khắc phục các sơ hở, thiếu sót, vi phạm đã được phát hiện tại lần kiểm tra trước hoặc theo kiến nghị của cơ quan quản lý nhà nước về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ.

(5) Ghi yêu cầu cụ thể thời hạn khắc phục các sơ hở, thiếu sót, vi phạm về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ; kiến nghị, đề xuất với người có thẩm quyền.

……(1)…..……(2)…..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN KIỂM TRA

Về phòng cháy, chữa cháy

Hồi …. giờ …. ngày …. tháng … năm …………., tại…………………….

Địa chỉ: …………………………………………………………………….

Chúng tôi gồm:

Đại diện: ……………………………………………………………………

•Ông/bà: …………………………….; chức vụ: …………………………

•Ông/bà: …………………………….; chức vụ: …………………………

Đã tiến hành kiểm tra về phòng cháy, chữa cháy đối với ……..(3)………..

Đại diện:…………………………………..(4)………………………………

•Ông/bà: …………………………….; chức vụ: …………………………

•Ông/bà: …………………………….; chức vụ: …………………………

1. Nội dung và kết quả kiểm tra như sau:

…………………………….. (5) ……………………………………………

2. Kiến nghị:

……………………………………(6)………………………………………

Biên bản được lập xong hồi … giờ ... ngày …. tháng ….. năm .........., gồm …. trang, được lập thành ….. bản, mỗi bên liên quan giữ 01 bản, đã đọc lại cho mọi người cùng nghe, công nhận đúng và nhất trí ký tên dưới đây.

……(7)…..

..…(8)……

…..(9)……

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan cấp trên trực tiếp.

(2) Tên cơ quan, tổ chức chủ trì kiểm tra.

(3) Tên đối tượng được kiểm tra.

(4) Tên cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý đối tượng được kiểm tra; đại diện cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan (nếu có).

(5) Ghi rõ nội dung và kết quả kiểm tra:

•Nội dung trình bày của đại diện đối tượng được kiểm tra (người đứng đầu cơ sở, chủ phương tiện giao thông, chủ hộ gia đình, chủ đầu tư, chủ sở hữu công trình…) các nội dung liên quan đến công tác phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ tại cơ sở;

•Kết quả kiểm tra và các sơ hở, thiếu sót, vi phạm về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ được phát hiện trong quá trình kiểm tra theo nội dung quy định tại điểm a, điểm b hoặc điểm c khoản 2 Điều 13 Nghị định này;

•Kết quả kiểm tra việc khắc phục các sơ hở, thiếu sót, vi phạm của cơ sở đã được cơ quan quản lý nhà nước về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ kiến nghị hoặc tại báo cáo kết quả thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở.

(6) Ghi yêu cầu cụ thể thời hạn khắc phục các sơ hở, thiếu sót, vi phạm về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ; hướng dẫn về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ (nếu có).

(7) Đại diện cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trực tiếp quản lý đối tượng được kiểm tra ký, ghi rõ họ tên; đóng dấu (nếu có).

(8) Đại diện cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan ký, ghi rõ họ tên (nếu có).

(9) Đại diện đoàn kiểm tra hoặc cán bộ được phân công kiểm tra ký, ghi rõ họ tên, chức vụ.

................(1)................

......................................

___________

Số: ……/………

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

…, ngày…...tháng …... năm .....

BÁO CÁO

Kết quả thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ

Kính gửi: ...............(2)......................

............. (1)........... báo cáo kết quả thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở như sau:

1. Kết quả thực hiện:

...............................................................(3).....................................................

2. Kết quả thực hiện các yêu cầu, kiến nghị của cơ quan có thẩm quyền (nếu có):

……………………………………………………………………………….

3. Đề xuất đối với cơ quan quản lý (nếu có):....................(4)..........................

Nơi nhận:

•Như trên;

•Lưu:…………

ĐẠI DIỆN CƠ SỞ

(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Ghi chú:

(1) Tên cơ sở.

(2) Ghi tên cơ quan quản lý nhà nước về phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ: Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan Công an, cơ quan chuyên môn về xây dựng trực tiếp quản lý cơ sở.

(3) Đánh giá kết quả thực hiện:

•Trách nhiệm về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của người đứng đầu cơ sở theo quy định tại khoản 3 Điều 8 Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ;

•Nội dung và kết quả tự kiểm tra định kỳ về phòng cháy, chữa cháy của cơ sở;

•Việc bảo quản, bảo dưỡng phương tiện phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ theo quy định;

•Việc thực hiện bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc đối với cơ sở thuộc diện phải mua bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc;

•Các sơ hở, thiếu sót, vi phạm về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ được phát hiện trong quá trình kiểm tra; cam kết thời hạn khắc phục sơ hở, thiếu sót về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ.

(4) Ghi những đề xuất với cơ quan quản lý (nếu có).

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐĂNG KÝ

THAM GIA HOẠT ĐỘNG PHÒNG CHÁY, CHỮA CHÁY,

CỨU NẠN, CỨU HỘ TÌNH NGUYỆN

Kính gửi: ….…….(1)………

Họ và tên:

Ngày tháng năm sinh:

Căn cước/căn cước công dân/Hộ chiếu số:………………………………...

Nơi thường trú (tạm trú):

Số điện thoại:

Nghề nghiệp:

Nơi làm việc:

Địa chỉ nơi làm việc:

Tôi đăng ký tham gia hoạt động phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ tình nguyện với nội dung và thời gian như sau:

STT

Nội dung

Thời gian (2)

Đăng ký (3)

1

Tham gia tuyên truyền, phổ biến giáo dục kiến thức, pháp luật, kỹ năng về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ

2

Tham gia xây dựng, duy trì các mô hình an toàn về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ tại cộng đồng

3

Tham gia chữa cháy

4

Tham gia cứu nạn, cứu hộ

5

Tham gia phục vụ chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ

....... ngày .... tháng.... năm…..NGƯỜI ĐĂNG KÝ(Ký, ghi rõ họ tên)

Ghi chú:

(1) Ghi cụ thể tên Công an cấp xã.

(2) Ghi thời gian đăng ký tham gia hoạt động phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ tình nguyện tương ứng theo từng nội dung (ngày tham gia hoặc thời gian tham gia trong ngày).

(3) Đánh dấu “x” vào ô tương ứng đăng ký nội dung tham gia hoạt động phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ tình nguyện.

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)

_____________

Số: ……../QĐ-……(3)…..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

_______________________________________

…(4)…., ngày…tháng…năm………….

QUYẾT ĐỊNH

Về việc……..(5)………

….……(6)………….

QUYẾT ĐỊNH:

Đề nghị ông/bà:………………………………………………………………

Đại diện cho cơ quan/tổ chức/hộ gia đình:…………………………………..

Huy động ngay:

•Lực lượng:người;

•Phương tiện:………………………………………………………………...

•Tài sản: ……………………………………………………………………..

thuộc phạm vi quản lý để tham gia chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ.

Lực lượng, người, phương tiện, tài sản được huy động phải có mặt, tập kết tại:………trước….giờ………..phút, ngày…tháng…năm…

Thời gian huy động (nếu có): đến……..giờ…….ngày…....tháng......năm………

Nơi nhận:

•Như Điều…..;

•……………..;

•Lưu: VT, …..(7)…..(8)….

………..(9)……….

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có);

(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định;

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định;

(4) Địa danh;

(5) Trích yếu nội dung quyết định (quyết định huy động lực lượng, người, phương tiện, tài sản tham gia hoạt động phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ);

(6) Ghi chức vụ của người có thẩm quyền huy động;

(7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần);

(8) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần);

(9) Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu.

……(1)……

_________

Số: ………

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc

…, ngày … tháng … năm …

ĐỀ NGHỊ

THẨM ĐỊNH THIẾT KẾ VỀ PHÒNG CHÁY VÀ CHỮA CHÁY

Kính gửi: .................(2)...................

Đề nghị Quý cơ quan thẩm định thiết kế về phòng cháy và chữa cháy với các nội dung sau:

I. THÔNG TIN CÔNG TRÌNH/PHƯƠNG TIỆN GIAO THÔNG

1. Tên công trình/phương tiện giao thông:

2. Cấp công trình:

3. Nhóm dự án (xác định theo tiêu chí phân loại của pháp luật về đầu tư công):

4. Tổng mức đầu tư xây dựng công trình/Tổng mức đầu tư phương tiện giao thông: ………………(3)……………………………………………………

5. Địa điểm xây dựng (đối với công trình):

6. Tên chủ đầu tư/chủ sở hữu/chủ phương tiện giao thông:

7. Địa chỉ của chủ đầu tư/chủ sở hữu/chủ phương tiện giao thông:

8. Đơn vị tư vấn thiết kế:

10. Các thông tin khác (nếu có): ...........................(5)...................................

II. DANH MỤC HỒ SƠ GỬI KÈM

………………………………………………………………………………………….

Chúng tôi cam kết về tính chính xác của các thông tin, hồ sơ, tài liệu gửi kèm, bảo đảm đúng quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của hồ sơ.

ĐẠI DIỆN CƠ QUAN, TỔ CHỨC/CÁ NHÂN(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Ghi chú:

(1) Ghi tên chủ đầu tư, chủ sở hữu công trình, chủ phương tiện giao thông đối với trường hợp là cơ quan, tổ chức;

(2) Tên cơ quan Công an có thẩm quyền thẩm định;

(4) Đối với trường hợp thiết kế điều chỉnh, cải tạo, thay đổi công năng sử dụng công trình, hoán cải phương tiện giao thông phải bổ sung nội dung thiết kế điều chỉnh, nội dung thiết kế cải tạo, thay đổi công năng sử dụng của công trình, nội dung thiết kế hoán cải phương tiện giao thông;

(5) Đối với trường hợp thiết kế điều chỉnh, cải tạo, thay đổi công năng sử dụng công trình, hoán cải phương tiện giao thông: ghi thông tin về các giấy chứng nhận hoặc văn bản thẩm duyệt, thẩm định thiết kế về phòng cháy và chữa cháy; văn bản nghiệm thu, chấp thuận kết quả nghiệm thu về phòng cháy và chữa cháy (nếu có) của công trình, phương tiện giao thông (số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, cơ quan ban hành).

……(1)……__________

Số: ………

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc

…, ngày … tháng … năm …

ĐỀ NGHỊ

KIỂM TRA CÔNG TÁC NGHIỆM THU VỀ PHÒNG CHÁY VÀ CHỮA CHÁY

Kính gửi: .................(2)....................

Căn cứ văn bản thẩm định thiết kế về phòng cháy và chữa cháy số ............/TĐ-PCCC ngày ...../...../........ của ................(2)...................;

……(1)…… đề nghị ………(2)……… kiểm tra công tác nghiệm thu về phòng cháy và chữa cháy đối với công trình/phương tiện giao thông với các nội dung sau:

I. THÔNG TIN CHUNG CÔNG TRÌNH/PHƯƠNG TIỆN GIAO THÔNG

1. Tên công trình/phương tiện giao thông:

2. Địa điểm xây dựng/sản xuất, lắp ráp, đóng mới, hoán cải:

3. Tên chủ đầu tư/chủ sở hữu/chủ phương tiện giao thông:

4. Địa chỉ của chủ đầu tư/chủ sở hữu/chủ phương tiện giao thông:

5. Đơn vị tư vấn thiết kế:

6. Đơn vị tư vấn giám sát (đối với công trình):

7. Đơn vị thi công công trình/sản xuất, lắp ráp, đóng mới, hoán cải phương tiện giao thông:

9. Các thông tin khác (nếu có):

II. DANH MỤC HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ KIỂM TRA CÔNG TÁC NGHIỆM THU

……………………………………………………………………………………….

Chúng tôi cam kết về tính chính xác của các thông tin, hồ sơ, tài liệu gửi kèm, bảo đảm đúng quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của hồ sơ.

ĐẠI DIỆN CƠ QUAN, TỔ CHỨC/CÁ NHÂN(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Ghi chú:

(1) Ghi tên chủ đầu tư, chủ sở hữu công trình, chủ phương tiện giao thông đối với trường hợp là cơ quan, tổ chức;

(2) Tên cơ quan Công an ban hành văn bản thẩm định thiết kế về phòng cháy và chữa cháy;

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc

THÔNG TIN CỦA PHƯƠNG TIỆN

PHÒNG CHÁY, CHỮA CHÁY, CỨU NẠN, CỨU HỘ VÀ VẬT LIỆU,

CẤU KIỆN NGĂN CHÁY, CHỐNG CHÁY NHẬP KHẨU

Kính gửi………… (1) …………

Tên cơ quan/tổ chức/cá nhân nhập khẩu: .........................................................

Địa chỉ:............................................................................................................

Điện thoại: ……………Fax: ……………….Email: ......................................

Thông tin về phương tiện phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ/vật liệu cấu kiện ngăn cháy, chống cháy:

STT

Tên, ký, mã hiệu phương tiện/vật liệu, cấu kiện ngăn cháy chống cháy

Thông số kỹ thuật

Đơn

vị

Số lượng

Nơi

sản xuất

Năm

sản xuất

Ghi chú

Phương tiện phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ/vật liệu cấu kiện ngăn cháy, chống cháy được nhập khẩu theo Hợp đồng nhập khẩu số: .................................... ngày: …../...../………được thể hiện tại Tờ khai hàng hóa nhập khẩu số: ………………………….. ngày: .…./…./……………………..

•Giấy chứng nhận xuất xứ C/O, số: ................................................................

•Kết quả thử nghiệm chất lượng phương tiện phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ/vật liệu cấu kiện ngăn cháy, chống cháy nhập khẩu số: .................... do tổ chức thử nghiệm: ………….....................................cấp ngày: …./...../……..

•Giấy chứng nhận chất lượng (nếu có), số: ...................................... do tổ chức chứng nhận: …………...............................................cấp ngày: …./.../…….. 

Chúng tôi xin cam kết và chịu trách nhiệm về chất lượng lô phương tiện phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ/vật liệu cấu kiện ngăn cháy, chống cháy nhập khẩu nhập khẩu đúng với: ………….................(2) …………..........

ĐẠI DIỆN CƠ QUAN/TỔ CHỨC/CÁ NHÂN

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu có)

Ghi chú:

(1) Tên đơn vị Hải quan.

(2) Tên tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực, tiêu chuẩn nước ngoài hoặc tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của Việt Nam.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN ĐỀ NGHỊTHANH TOÁN CHI PHÍ KHÁM BỆNH, CHỮA BỆNH

Kính gửi: Chủ tịch Ủy ban nhân dân ...(1)...............

Họ và tên người đề nghị:……………………… …………. (2) ……………

Địa chỉ cư trú:…………….. Số điện thoại:………. Hộp thư điện tử:………

Số định danh cá nhân: ………………………………………………………

Số tài khoản: ………………………………………………………………...

Lý do viết đơn:…………………………(3)…………………………………

Tôi đề nghị được thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh cho …..(4)…....

Số tiền đề nghị thanh toán là:………………………………….. đồng.

Bằng chữ …………………………………………………………………….

Gửi kèm theo đơn này: hóa đơn thu tiền; giấy ra viện.

Kính đề nghị cấp có thẩm quyền xem xét, giải quyết.

Xác nhận của cơ quan có thẩm quyền huy động thực hiện nhiệm vụ phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ

....(5).... ngày.... tháng.... năm……...NGƯỜI VIẾT ĐƠN (2)(Ký, ghi rõ họ tên)

Ghi chú:

(1) Ghi cụ thể tên Ủy ban nhân dân cấp xã.

(2) Họ và tên của người đề nghị được hưởng chế độ bị ốm đau, bị tai nạn, bị thương trực tiếp viết đơn hoặc người đại diện hợp pháp viết đơn phải ghi rõ quan hệ với người đề nghị được hưởng chế độ bị ốm đau, bị tai nạn, bị thương.

(3)Trình bày tóm tắt lý do dẫn đến bị tai nạn, bị thương khi được huy động, tham gia phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ; thời gian, nơi khám bệnh, chữa bệnh.

(4) Người được hưởng chế độ.

(5) Địa danh.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN ĐỀ NGHỊTRỢ CẤP TAI NẠN LÀM SUY GIẢM KHẢ NĂNG LAO ĐỘNG/

TRỢ CẤP TUẤT, TIỀN MAI TÁNG PHÍ

Kính gửi: Chủ tịch Ủy ban nhân dân………… (1)..............

Họ và tên người đề nghị:……………………………(2)……………………

Địa chỉ cư trú:……………. Số điện thoại:……… Hộp thư điện tử:………..

Số định danh cá nhân: ………………………………………………………

Lý do viết đơn:…………………………(3)…………………………………

Tôi đề nghị được thanh toán trợ cấp tai nạn làm suy giảm khả năng lao động/ trợ cấp tuất, tiền mai táng phí cho:……………… (4) ……………………………

Số tiền đề nghị thanh toán là: …………………………………… đồng.

Bằng chữ:…………………………………………………………………..

Gửi kèm theo đơn này: giấy ra viện hoặc trích sao hồ sơ bệnh án sau khi điều trị tai nạn đối với trường hợp điều trị nội trú hoặc giấy chứng nhận thương tích; biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động của hội đồng giám định y khoa bệnh viện cấp tỉnh và tương đương trở lên; giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử (nếu chết).

Kính đề nghị cấp có thẩm quyền xem xét, giải quyết.

Xác nhận của cơ quan có thẩm quyền huy động thực hiện nhiệm vụ phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ

....(5).... ngày.... tháng....năm ……NGƯỜI VIẾT ĐƠN (2)(Ký, ghi rõ họ tên)

Ghi chú:

(1) Ghi cụ thể tên Ủy ban nhân dân cấp xã.

(2) Họ và tên của người đề nghị được hưởng chế độ trợ cấp tai nạn trực tiếp viết đơn hoặc người đại diện hợp pháp viết đơn đối với người đề nghị được hưởng chế độ trợ cấp tai nạn (hoặc đề nghị trợ cấp tiền tuất, tiền mai táng phí) phải ghi rõ quan hệ với người đề nghị được hưởng chế độ.

(3) Trình bày tóm tắt lý do, thời gian, nơi bị tai nạn hoặc chết.

(4) Người được hưởng chế độ.

(5) Địa danh.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tiếng Việt

1. Nguyễn Văn Bình (2023), Ứng dụng công nghệ số trong quản trị hành chính văn phòng, Nxb Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội.

2. Bộ Khoa học và Công nghệ (2021), Hướng dẫn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015, Hà Nội.

3. Bộ Nội vụ (2022), Báo cáo tình hình công tác văn thư lưu trữ tại Việt Nam, Hà Nội.

6. Đào Hữu Dân, Hoàng Ngọc Hải (2020), Giáo trình Quản lý nhà nước về phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ, Nxb Công an nhân dân, Hà Nội.

7. Nguyễn Hữu Dũng (2023), Ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong văn thư lưu trữ, Nxb Thông tin và Truyền thông, Hà Nội.

8. Nguyễn Thành Độ (2005), Quản trị văn phòng, Nxb Lao động - Xã hội, Hà Nội.

9. Nguyễn Hữu Hạnh (2022), Hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hành chính văn phòng, Nxb Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.

10. Thủ tướng Chính phủ (2020), Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”, Hà Nội.

11. Trần Thị Hạnh (2019), Văn thư lưu trữ - Kỹ năng thực hành, Nxb Lao động, Hà Nội.

12. Nguyễn Thị Hoa (2022), Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

13. Học viện Hành chính Quốc gia (2020), Giáo trình Quản trị hành chính nhà nước, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

14. Học viện Hành chính Quốc gia (2023), Tài liệu đào tạo bồi dưỡng cán bộ văn thư lưu trữ, Hà Nội.

15. Học viện Hành chính Quốc gia (2023), Giáo trình tổ chức sự kiện và quản lý hành chính, Hà Nội.

16. Trần Minh Hùng (2022), Những sai lầm thường gặp trong quản trị hành chính văn phòng và cách khắc phục, Nxb Khoa học Xã hội, Hà Nội.

17. Nguyễn Quang Hùng (2022), Phương pháp lập kế hoạch trong tổ chức hành chính văn phòng, Nxb Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.

18. ISO 9001:2015, Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu.

20. Phan Thanh Lâm & Nguyễn Thị Hòa Bình (2004), Giao tiếp và lễ tân văn phòng, Nxb Thống kê, TP. Hồ Chí Minh.

21. Nguyễn Thành Lợi (2022), Quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả, Nxb Thế Giới, Hà Nội.

22. Trịnh Hoàng Minh (2022), Thực tiễn triển khai quản trị hành chính văn phòng tại Việt Nam, Nxb Kinh tế TP.HCM, TP. Hồ Chí Minh.

23. Nguyễn Văn Ngọc (2018), Quản lý văn bản và hồ sơ trong cơ quan hành chính nhà nước, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

24. Nguyễn Văn Phong (2024), Phương pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn thư lưu trữ, Nxb Công an nhân dân, Hà Nội.

25. Quốc hội (2015), Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Hà Nội.

26. Quốc hội (2025), Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Hà Nội.

27. Quốc hội (2024), Luật Lưu trữ, Hà Nội.

28. Nguyễn Văn Sơn (2021), Tổ chức hệ thống lưu trữ điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

29. Nguyễn Văn Tâm (2023), Soạn thảo và quản lý văn bản trong môi trường số, Nxb Thông tin và Truyền thông, Hà Nội.

30. Nguyễn Văn Tâm (2023), Soạn thảo và trình bày văn bản hành chính, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

31. Nguyễn Thị Thanh (2023), Xây dựng quy trình chuẩn hóa trong quản lý hành chính văn phòng, Nxb Thông tin và Truyền thông, Hà Nội.

32. Nguyễn Hữu Thân (2003), Quản trị hành chính văn phòng, Nxb Thống kê, TP. Hồ Chí Minh.

33. Tổ chức Tư vấn Quản trị (2021), Cải tiến quy trình quản trị văn phòng theo mô hình hiện đại, Nxb Lao động Xã hội, Hà Nội.

34. Vũ Thị Thanh Thủy (2024), Giáo trình Nghiệp vụ hành chính văn phòng và văn thư lưu trữ, Nxb Công an nhân dân, Hà Nội.

Tiếng nước ngoài

35. Harold Koontz, Heinz Weihrich, Essentials of Management. New York: McGraw-Hill, 1993.

36. Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon, Management Information Systems: Managing the Digital Firm (16th Edition), Pearson Education, 2020.

38. International Organization for Standardization (2020), Management systems for records (ISO 30300:2020).

39. International Organization for Standardization, ISO/IEC 27001:2022 - Information Security, Cybersecurity and Privacy Protection — Information Security Management Systems — Requirements. ISO 2022.

40. UNESCO (2021), Digital Transformation in Public Administration, Paris.

41. World Bank (2023), Public Administration and Digital Governance, Washington DC.

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU1

Chương 1: NHẬN THỨC CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP…………………………………………………….2