KHOA NGHIỆP VỤ CƠ BẢN

4.2. Tổ chức các hoạt động giao tiếp, lễ tân

4.2.1. Giao tiếp qua điện thoại

a) Mạng điện thoại thường dùng của cơ quan, doanh nghiệp

Để đảm bảo hiệu quả trong giao tiếp, cơ quan, doanh nghiệp cần trang bị hệ thống điện thoại chất lượng tốt, đặc biệt là ở bộ phận văn phòng trực điện thoại. Một chiếc điện thoại có màn hình hiển thị số gọi đến và đăng ký chức năng nhận diện số từ tổng đài sẽ giúp nhân viên văn phòng được gia nhiệm vụ dễ dàng ghi lại thông tin liên lạc để sử dụng khi cần thiết.

Việc thiết lập mạng điện thoại nội bộ là cần thiết để tối ưu hóa việc liên lạc giữa các đơn vị, bộ phận mà không cần lắp quá nhiều đường dây riêng lẻ. Tổng đài nội bộ giúp giảm chi phí và thuận tiện hơn trong việc kết nối các bộ phận. Ở vị trí làm việc của nhân viên văn phòng trực điện thoại, nên trang bị thêm máy vi tính để ghi chép số gọi đến, truy cập danh bạ, gửi và nhận email, fax một cách nhanh chóng và tiện lợi.

Danh bạ điện thoại của cơ quan, doanh nghiệp phải luôn được cập nhật và là một phần không thể thiếu tại bộ phận văn phòng của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Ngoài danh bạ chung, bộ phận văn phòng cần chuẩn bị một danh bạ riêng gồm các số điện thoại có thể gọi khi cần như số điện thoại của cơ quan Công an, chính quyền nơi cơ quan, doanh nghiệp hoạt động, số điện thoại của các đối tác quan trọng,... Các văn phòng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm lưu trữ số điện thoại, bộ phận văn phòng cần nghiên cứu, lựa chọn phần mềm phù hợp để tra cứu nhanh và hiệu quả khi cần.

Mỗi cơ quan, doanh nghiệp nên có hướng dẫn rõ ràng về cách thực hiện các cuộc gọi nội bộ, liên tỉnh, quốc tế và các dịch vụ điện thoại khác. Quy định thời gian tối đa cho mỗi cuộc gọi giúp kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc. Mạng điện thoại nội bộ cần được kiểm tra định kỳ để đảm bảo hoạt động ổn định, nếu có sự cố phải báo ngay cho bộ phận kỹ thuật để sửa chữa.

Trong các cơ quan, doanh nghiệp lớn có tổng đài riêng, bộ phận văn phòng cần thuộc số máy nội bộ của từng phòng ban để chuyển cuộc gọi chính xác và nhanh chóng. Khi tiếp nhận điện thoại trong ngày, nhân viên văn phòng cần tổng hợp số lượng cuộc gọi, ghi nhận thông tin quan trọng và phân loại nội dung để báo cáo lại cho trưởng bộ phận. Điều này giúp ca làm việc sau nắm được các công việc đang diễn ra thuận lợi, đảm bảo tính liên tục và hiệu quả trong công tác trực, tiếp nhận thông tin từ điện thoại của cơ quan, doanh nghiệp.

b) Nghiệp vụ giao tiếp qua điện thoại

Nhân viên văn phòng cần nhấc máy ngay khi chuông điện thoại reo, tránh để quá ba hồi chuông. Nếu để quá lâu, đặc biệt sau hồi chuông thứ năm, văn phòng có thể bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp. Việc để khách hàng gọi điện trong giờ hành chính mà không có ai trả lời sẽ tạo ấn tượng không tốt. Trong trường hợp không có nhân viên trực điện thoại, nên cài đặt lời chào tự động sau hồi chuông thứ hai kèm hướng dẫn liên hệ các bộ phận liên quan.

Khi nhận cuộc gọi, cần tránh cách trả lời cộc lốc như “Alô”, “Ai đó?”, “Tôi nghe đây” hoặc im lặng chờ người gọi lên tiếng. Thay vào đó, nhân viên văn phòng nên xưng danh cơ quan, doanh nghiệp hoặc bộ phận ngay từ đầu, giúp người gọi xác định đúng nơi liên hệ mà không cần hỏi lại.

Sau khi tiếp nhận yêu cầu từ người gọi, cần nhanh chóng truy xuất thông tin và phản hồi ngay, tránh để khách hàng phải chờ lâu. Nếu cần thêm thời gian tra cứu, hãy thông báo để khách biết thay vì giữ im lặng. Trước khi kết thúc cuộc gọi, nên hỏi khách hàng có cần hỗ trợ thêm gì không và thể hiện thái độ sẵn sàng hợp tác, tạo cảm giác chuyên nghiệp và thân thiện trong giao tiếp.

Để tối ưu hóa thời gian và tránh gián đoạn công việc, mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần có quy định rõ ràng về sàng lọc và xử lý cuộc gọi. Không phải mọi cuộc gọi đều cần được tiếp nhận ngay lập tức và không phải cuộc gọi nào cũng mang lại giá trị cho công việc. Vì vậy, nhân viên văn phòng và các bộ phận liên quan cần được hướng dẫn cách phân loại cuộc gọi theo mức độ ưu tiên.

Một số trường hợp cần sàng lọc bao gồm khách hàng không được hoan nghênh, cuộc gọi quảng cáo hoặc cuộc gọi cá nhân không liên quan đến công việc như người thân của nhân viên thường xuyên gọi vào máy cơ quan, doanh nghiệp. Những cuộc gọi này không nhất thiết phải từ chối hoàn toàn, nhưng cần có cách xử lý khéo léo để tránh làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của cơ quan, doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cần quy định rõ nguyên tắc ưu tiên trong xử lý cuộc gọi, đặc biệt khi có nhiều cuộc gọi đồng thời đến cơ quan, doanh nghiệp. Những cuộc gọi quan trọng như từ đối tác chiến lược, khách hàng lớn hoặc lãnh đạo cấp cao nên được tiếp nhận ngay. Ngược lại, những cuộc gọi có thể xử lý sau hoặc lên lịch hẹn lại cần được thông báo một cách lịch sự.

Ngoài ra, cơ quan, doanh nghiệp có thể thiết lập các công cụ hỗ trợ sàng lọc, như hệ thống trả lời tự động hướng dẫn người gọi chọn đúng bộ phận cần liên hệ, tránh việc nhân viên văn phòng phải tiếp nhận những cuộc gọi không liên quan. Nếu có phần mềm hỗ trợ quản lý cuộc gọi, nhân viên văn phòng có thể sử dụng để theo dõi, ghi nhận và phân loại nội dung các cuộc gọi, giúp xử lý hiệu quả hơn.

Việc sàng lọc cuộc gọi không chỉ giúp giảm tải áp lực cho nhân viên văn phòng mà còn đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong giao tiếp nội bộ và đối ngoại của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Một hệ thống sàng lọc tốt sẽ giúp cơ quan, doanh nghiệp duy trì sự kết nối thông suốt và tối ưu hóa thời gian làm việc.

•Nghiệp vụ chuyển cuộc gọi:

Khi có yêu cầu chuyển máy, nhân viên văn phòng trực điện thoại cần xác nhận rõ tên người gọi, người nhận cuộc gọi và đảm bảo người đó có mặt để tiếp nhận cuộc gọi. Việc chuyển cuộc gọi cần được thực hiện chuyên nghiệp, kèm theo thông báo để người gọi biết họ đang được kết nối, tránh tạo cảm giác chờ đợi lâu mà không có phản hồi.

Trong trường hợp người gọi nhầm số hoặc chưa biết rõ bộ phận cần liên hệ, nhân viên văn phòng cần xác định vấn đề họ muốn giải quyết và chuyển đến phòng ban có trách nhiệm phù hợp. Khi chuyển máy, phải giải thích rõ ràng và hỏi ý kiến người gọi, tránh để họ bị chuyển qua nhiều bộ phận khác nhau mà không nhận được câu trả lời thỏa đáng.

Nếu người gọi đồng ý, cần thông báo rằng cuộc gọi sắp được chuyển tiếp, đảm bảo họ không bị ngắt kết nối đột ngột. Việc chuyển máy cần chính xác, tránh để khách hàng phải trình bày lại vấn đề nhiều lần với những người không liên quan, gây mất thời gian và tạo ấn tượng không tốt về tác phong làm việc của cơ quan, doanh nghiệp.

Khi người cần gặp không có mặt và không ai khác có thể thay thế giải quyết, nhân viên văn phòng cần chủ động đề nghị nhận tin nhắn thay vì chỉ thông báo rằng người đó vắng mặt. Tránh nói “Hiện giờ không có ai ở trong phòng”, mà thay vào đó nên sử dụng cách diễn đạt chuyên nghiệp hơn.

Nhân viên văn phòng được giao nhiệm vụ trực điện thoại hằng ngày trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp luôn phải chuẩn bị sẵn bút và phiếu nhắn tin bên cạnh điện thoại để ghi chép nhanh chóng và đầy đủ nội dung. Nội dung tin nhắn cần ngắn gọn, chính xác, ghi rõ tên người nhận, người nhắn, thời gian, nội dung chính và yêu cầu của người gọi. Một mẫu phiếu nhắn tin có thể sử dụng:

PHIẾU NHẮN TIN

•Gửi cho: ………………………………………………………….

•Ngày: ………………………. Giờ: ………………………………

•Người nhắn (đơn vị): ……………………………………………..

Địa chỉ: ……………………………………………………………..

Điện thoại: ………………………………………………………….

•Nội dung: …………………………………………………………

•Yêu cầu:

☐ Xin gọi lại cho tôi.

☐ Tôi sẽ gọi lại.

☐ Khẩn cấp.

Người nhận: ………………………………………………………….

Nhân viên văn phòng phải đảm bảo ghi chính xác và đầy đủ thông tin để lãnh đạo hoặc người nhận có thể nhanh chóng xử lý. Trong quá trình ghi chép, nếu có bất kỳ điểm nào chưa rõ, cần hỏi lại ngay để tránh sai sót. Đối với tin nhắn quan trọng, nên đọc lại nội dung cho người nhắn để xác nhận tính chính xác.

Tin nhắn cần được chuyển đến người nhận trong thời gian sớm nhất để đảm bảo thông tin không bị trì hoãn. Nếu là tin nhắn cho cấp quản lý, nhân viên văn phòng cần kiểm tra việc thực hiện yêu cầu trong tin nhắn và nhắc nhở nếu cần thiết. Một hệ thống ghi chép và chuyển tin nhắn chuyên nghiệp không chỉ giúp đảm bảo sự thông suốt trong giao tiếp mà còn nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan, doanh nghiệp.

Người nhận điện thoại nên nhấc máy ngay sau ba hồi chuông, tránh để người gọi phải chờ lâu, gây cảm giác thiếu chuyên nghiệp. Khi nghe điện thoại, cần tập trung hoàn toàn, không vừa làm việc khác vừa nghe, để đảm bảo tiếp nhận thông tin chính xác. Giọng nói phải thân thiện, vui vẻ và sẵn sàng hỗ trợ, tạo cảm giác thoải mái cho người gọi.

Nếu nghe không rõ, đừng ngại yêu cầu người gọi nhắc lại hoặc nói chậm hơn để đảm bảo hiểu đúng thông tin. Đặc biệt, khi tiếp nhận tên người nước ngoài, nên đề nghị đánh vần để tránh sai sót khi ghi chép. Nếu câu nói quá dài hoặc có nhiều ẩn ý khiến người nghe không hiểu rõ, cần lịch sự yêu cầu người gọi nhắc lại hoặc diễn đạt rõ hơn. Khi gặp trường hợp người gọi không chịu cung cấp thông tin cá nhân hoặc lý do liên lạc, nhân viên văn phòng cần khéo léo khai thác thông tin mà không làm người gọi phật ý. Nếu trong khi trò chuyện có tiếng ồn lớn gây gián đoạn (như tiếng sửa chữa, tiếng máy móc), nên chủ động xin lỗi và giải thích ngắn gọn, giúp người gọi hiểu lý do và giữ được thiện cảm trong giao tiếp. Một phong thái lịch sự, chuyên nghiệp và tập trung khi nghe điện thoại sẽ giúp tạo ấn tượng tốt và nâng cao hiệu quả làm việc.

Mỗi nhân viên văn phòng cần có một danh bạ điện thoại đầy đủ, được đặt cạnh máy điện thoại để dễ dàng tra cứu. Ngoài danh bạ chung, nên lập danh sách riêng gồm số liên hệ của đối tác, khách hàng, cán bộ nhân viên, cơ quan chính quyền, Công an,… Danh bạ này cần được cập nhật thường xuyên để đảm bảo thông tin liên lạc luôn chính xác.

Trước khi gọi, cần chọn thời điểm thích hợp để tránh làm phiền người nhận. Không gọi vào sáng sớm, quá khuya, giờ ăn trưa hoặc giờ nghỉ khi liên hệ nhà riêng. Nếu gọi đến cơ quan, doanh nghiệp nên tránh đầu giờ làm việc và cuối giờ. Đối với cuộc gọi quốc tế, phải lưu ý múi giờ chênh lệch để không gây bất tiện cho người nhận.

Trước khi thực hiện cuộc gọi, cần kiểm tra số điện thoại, tránh gọi nhầm. Nếu gọi nhầm, cần xin lỗi lịch sự trước khi kết thúc cuộc gọi. Để cuộc gọi hiệu quả, cần xác định rõ mục đích trao đổi, chuẩn bị sẵn các nội dung chính hoặc ghi lại những điểm quan trọng để tránh mất thời gian suy nghĩ trong khi trò chuyện.

Khi đầu dây bên kia nhấc máy, nhân viên văn phòng cần giới thiệu ngắn gọn về bản thân, cơ quan, doanh nghiệp và mục đích cuộc gọi, sau đó đề nghị được nói chuyện với người cần gặp. Nếu người đó không có mặt, cần linh hoạt xử lý bằng cách để lại tin nhắn, xin số máy khác hoặc xác định thời gian gọi lại phù hợp. Một cuộc gọi chuyên nghiệp, có tổ chức sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả giao tiếp trong công việc.

Sau khi cuộc trò chuyện kết thúc, nhân viên văn phòng cần chủ động kết thúc cuộc gọi một cách lịch sự, tránh cúp máy đột ngột. Cách chấm dứt cuộc gọi nên để lại ấn tượng tốt, thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch thiệp của cơ quan, doanh nghiệp. Nếu người gọi chủ động kết thúc, nhân viên văn phòng phải cảm ơn trước khi chào tạm biệt.

Sau khi nói lời tạm biệt, nhân viên văn phòng đặt ống nghe nhẹ nhàng, không gác máy đột ngột. Nếu nhân viên văn phòng là người nhận cuộc gọi, nên chờ người gọi đặt máy trước rồi mới gác máy để thể hiện sự tôn trọng. Điều này giúp tạo ấn tượng chuyên nghiệp và phản ánh văn hóa giao tiếp của cơ quan, doanh nghiệp. Trước khi kết thúc, nhân viên văn phòng có thể thể hiện sự quan tâm bằng những câu hỏi lịch sự.

Kết thúc cuộc gọi một cách lịch sự không chỉ giúp duy trì hình ảnh chuyên nghiệp mà còn góp phần xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đối tác và đồng nghiệp.

4.2.2. Đón tiếp khách tại cơ quan, doanh nghiệp

a) Tổ chức đón tiếp khách trong nước

Tiếp khách bình thường là trường hợp tiếp khách đến liên hệ công tác thông thường tại cơ quan, doanh nghiệp. Đối với các trường hợp các bộ phận có hẹn trước với khách hàng thì bộ phận đó có trách nhiệm thông tin cho nhân viên lễ tân biết trước để tiếp khách được chu đáo. Nội dung thông tin bao gồm: tên khách, đơn vị công tác, người cần gặp, giờ hẹn. Nhân viên lễ tân ghi nhận thông tin vào số thông tin đồng thời thông báo cho bảo vệ cơ quan, doanh nghiệp biết.

Khi khách đến cơ quan, doanh nghiệp liên hệ công tác thì nhân viên bảo vệ có trách nhiệm hướng dẫn khách gặp bộ phận lễ tân xử lý thông tin. Sau khi nghe yêu cầu từ khách, nhân viên lễ tân xử lý như sau:

•Khách đã có hẹn trước: khi gặp khách, nhân viên lễ tân cần lịch sự hỏi tên, cơ quan và mục đích đến làm việc của khách. Nhân viên lễ tân cần xem trước lịch hẹn, và trả lời cho khách biết về việc đã xếp lịch này. Việc trả lời như vậy sẽ cho khách biết, nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp. Sau đó nhân viên lễ tân mời khách ngồi chờ và liên hệ với người cần gặp để thông tin. Trong trường hợp không thể liên hệ được thì nhân viên lễ tân phải thông báo cho khách biết, ghi nhận thông tin của khách vào cột ghi chú sau đó thông tin lại cho người có trách nhiệm biết.

•Khách không hẹn trước: trường hợp đối với khách không có hẹn trước thì sau khi mời khách ngồi, nhân viên lễ tân phải liên hệ với bộ phận liên quan để gặp khách. Nếu khách là đại diện cơ quan nhà nước thì liên hệ Trưởng phòng hành chính để thông tin cho Trưởng phòng xử lý. Đối với trường hợp cần gặp Giám đốc thì phải liên hệ thư ký để xử lý. Đối với trường hợp liên hệ với các quản lý, nhân viên bộ phận khác thì liên hệ trực tiếp với người đó để thông tin. Trường hợp người cần gặp không thể liên hệ được hoặc từ chối gặp, thì nhân viên cần trả lời khách là không thể liên hệ được, rồi xin thông tin của khách để liên hệ sau. Sau đó thông tin cho người cần gặp những thông tin của khách. Đối với trường hợp từ chối gặp, sau một ngày nhân viên lễ tân phải liên hệ với người từ chối để đưa ra lý do phù hợp và thông tin cho khách biết qua điện thoại.

•Đề xuất yêu cầu: khách quan trọng là các trường hợp các đối tác ký kết các hợp đồng lớn, dự án hoặc các công việc quan trọng khác... của cơ quan, doanh nghiệp. Yêu cầu tiếp khách quan trọng có thể do các bộ phận đề xuất hoặc do Giám đốc điều hành chỉ định. Khi phát sinh yêu cầu tiếp khách đặc biệt thì người yêu cầu phải ghi phiếu tiếp khách trình lãnh đạo phê duyệt. Sau khi lãnh đạo duyệt, người đề nghị chuyển qua cho Phòng hành chính lập kế hoạch tổ chức đón tiếp.

•Lập kế hoạch: phòng hành chính lập kế hoạch tiếp khách theo mẫu đã quy định, chuyển cho người đề nghị tiếp khách cũng trao đổi và thống nhất kế hoạch đón tiếp, sau đó trình Giám đốc phê duyệt. Kế hoạch tiếp khách phải được chuyển cho thư ký Giám đốc, cho người tiếp khách và Phòng hành chính lưu để tổ chức thực hiện.

•Chuẩn bị: về nguyên tắc, toàn bộ khâu chuẩn bị theo kế hoạch do Phòng hành chính tổ chức thực hiện, tuy nhiên đối với một số công việc đặc thù liên quan đến bộ phận chuyên môn thì có thể phối hợp với bộ phận đó để tổ chức thực hiện. Trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm kiểm soát tiến độ và các công việc được thực hiện theo kế hoạch đề ra.

•Đón tiếp: trước 2 giờ so với giờ đón tiếp, Trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm kiểm tra trực tiếp các công việc cần chuẩn bị đón tiếp. Trong quá trình đón tiếp, Trưởng phòng hành chính phải cử nhân viên túc trực để kiểm soát công việc và thực hiện các công việc phát sinh (nếu cần thiết). Trường hợp phải chiêu đãi khách, Trường phòng hành chính chịu trách nhiệm liên hệ các địa điểm chiêu đãi.

•Quyết toán chi phí: phòng Hành chính chịu trách nhiệm lập thủ tục thanh toán, bao gồm cả việc lấy hoá đơn giá trị gia tăng. Việc mời chiêu đãi, tiếp khách chỉ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, quan hệ đối ngoại, ngoại giao của cơ quan, doanh nghiệp với mức chi phí tiết kiệm, hiệu quả. Không phục vụ tiếp khách giải quyết việc riêng, cá nhân, các đối tượng không có quan hệ giao dịch với cơ quan, doanh nghiệp. Mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần có các mức khoản quy định tối đa cho chi phí chiêu đãi, tiếp khách.

b) Tổ chức đón tiếp khách nước ngoài

Hai bên liên lạc qua điện thoại, fax hoặc email, xác định giờ giấc buổi làm việc cho phù hợp, trước hết là với khách. Cơ quan, doanh nghiệp cần huy động các phòng, ban có liên quan khẩn trương chuẩn bị các nội dung làm việc theo kế hoạch do văn phòng xây dựng đã được Giám đốc phê duyệt.

Gặp trường hợp khách mời của cơ quan, doanh nghiệp thì kế hoạch bao gồm nhiều mặt hơn và nhiệm vụ của văn phòng cũng đa dạng hơn, như: Xác minh thông tin đoàn, bao gồm số lượng các thành viên đoàn công tác; tên, chức vụ của từng người; chuẩn bị thành phần nhân sự có liên quan để làm việc hoặc đón tiếp; liên hệ những cơ quan chức năng cần thiết; chọn nơi ăn, nghỉ, xe đưa đón; chọn nơi tiếp kiến, nơi làm việc, nơi chiêu đãi, nơi tham quan; tìm hiểu tập quán của khách; tổ chức đón khách, tặng hoa; mời lên xe, đưa về nơi nghỉ (khách sạn, nhà khách) hoặc đến nơi tiếp kiến (tùy theo đoàn quan trọng hay đoàn thông thường); nhân viên phụ trách lễ tân ở lại lo các thủ tục tại sân bay, thu xếp hành lý.

Bộ phận văn phòng của cơ quan, doanh nghiệp cần phải mở một hồ sơ riêng về từng đoàn khách khi đến làm việc, lưu tại Phòng Hành chính và có bản lưu cho các đơn vị liên quan.

Các khách nước ngoài đặc biệt coi trọng giờ giấc theo lịch quy định. Phải chính xác, nếu có trở ngại gì thì phải báo ngay. Nếu giờ máy bay bị trễ, phải thay đổi lịch cho nhanh chóng và thông báo cho các bộ phận liên quan.

Bố trí nơi đón tiếp trang trọng, lịch sự, tạo không khí vui tươi, hợp tác trong quá trình làm việc. Chú ý, khi gặp nhau, khách nước ngoài thường câu nệ về cách xưng hô chính thức.

4.2.3. Tổ chức chiêu đãi khách

a) Các quy tắc sắp xếp theo ngôi thứ

Khi sắp xếp ngôi thứ, cần chú ý là trong chừng mực nhất định, việc thay đổi không làm ảnh hưởng nhiều đến việc sắp xếp, đó là tính tương đồng của các khách cùng dự (nghề nghiệp, ngôn ngữ...); nên chọn bàn tròn hoặc bàn vuông để bố trí bữa tiệc, cần lập sơ đồ sắp xếp trước khi diễn ra buổi lễ, buổi tiệc; xếp chủ chính và khách chính đối diện khi số người chẵn; xếp chủ chính và khách chính liền kề khi số người cũng dự một bản ăn là lẻ, hoặc chẵn.

Trong phòng họp hoặc phòng tiệc, theo tập quán, chỗ ngồi danh dự thường là đối diện với cửa ra vào. Nếu cửa ra vào ở về một bên, chỗ ngồi danh dự là ở phía đối diện với các cửa sổ. Trong bữa tiệc chỉ có nam giới dự, chỗ ngồi danh dự là bên phải chủ tiệc. Nếu chủ tiệc muốn thể hiện sự quan tâm đặc biệt đối với một vị khách cấp cao, chủ tiệc có thể mời vị khách đó ngồi vào vị trí đối diện để cùng chủ trì bản tiệc. Tuy nhiên, vị trí danh dự vẫn là bên phải chủ tiệc.

b) Các hình thức chiêu đãi

Chiêu đãi là một hình thức lễ tân quan trọng trong công tác đón tiếp. Muốn tổ chức một cuộc chiêu đãi có kết quả, cần chuẩn bị tốt các mặt sau đây:

Dựa vào yêu cầu mà quyết định mức độ và hình thức cuộc chiêu đãi, tiệc ngồi hay tiệc đứng. Xác định danh nghĩa người chủ tiệc, thành phần và số lượng người dự chiêu đãi.

Gửi thư mời: Thư mời cần được chuyển sớm cho khách (gửi ít nhất là 24 giờ trước khi chiêu đãi, nếu đoàn từ xa đến thì gửi ngay khi đoàn đến).

c) Phòng tiếp khách và phòng chiêu đãi